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翻訳マネージャーコラム

議事録の翻訳を翻訳会社へ依頼するには

音声データから議事録の翻訳を行う場合

議事録の翻訳を翻訳会社へ依頼するには

企業における会議とは、会社の経営状況を向上・改善させるためには欠かせないものです。
そんな会議では、議事録も重要です。会議の内容を議事録にまとめ、必要に応じて議事録を確認していくことで、会議の結果が今後に活かされるからです。
ひと昔前は、会議の議事録は書記と呼ばれる担当者が、筆記……つまり手で書くことで内容をまとめていました。
ところが現在は、テープレコーダーを経て最近ではICレコーダーを使った記録、さらにはインターネットなどを通じて行われる会議をパソコン内で録音・録画することもできます。
その場合は会議後に録音データを再生しながら、議事録を作成することもあります。
そこで、議事録の作成にも翻訳作業がかかわるケースがあります。それはどんな場面でしょうか?
また、音声データを翻訳する際の難しさとはどんな部分でしょうか。

1. 企業が議事録の音声データを翻訳する場面とは?

会社で行われる会議では、多くの場合、議事録が作成されます。
最近は専用のボイスレコーダーはもちろん、スマートホンの録音機能を使い、会議を録音しておいて後から聞き返し、議事録を作成することもあります。
そこで、この音声データを翻訳しなければならない場面があります。
まず、議事録は会議に参加した社員がその内容を確認するためだけではなく、参加していない社員が会議の内容を知るために作られるものでもあります。
このとき、外国人の社員がいて、母国語もしくは英語しか話せない場合は、議事録をその言語に翻訳する必要が出てくるでしょう。
特に最近は社内で英語を使用する企業も増えていますし、海外進出をして海外に支社を置いているような会社であれば、議事録の翻訳の重要性はさらに高まります。

また、会議の内容を雑誌や自社サイトに掲載するといったこともあるでしょう。特に取締役会などで大きな決定がなされれば、その内容を告示することは多々あります。
国内向けの告示であれば、それほど翻訳の必要はないかもしれませんが、海外進出を考えている、もしくはすでに海外進出している企業であれば、内容を翻訳して自社サイトなどに掲載し、国内外に発信したいところ。
世界で最も使われている言語は英語なので、英語に翻訳して掲載することが多くなります。
このように、企業にとっては議事録を翻訳しなければならない場面があるのです。

2. 正確なテープ起こしの技術が求められる

あらかじめ日本語で会議の議事録を作成した状態から、英語もしくは他言語への翻訳を行うのであれば、他の分野の翻訳と作業内容はそれほど変わらないかもしれません。
しかし、ボイスレコーダーなどで録音された会議の音声データをもとに翻訳するとなると、作業内容は大きく変わってきます。それは「テープ起こし」(文字起こし)です。

翻訳に語学力が必要であることは、言うまでもありません。ところが、音声データの翻訳には、語学力と同じくらい必要とされる技術があります。それは、正確なテープ起こし(文字起こし)を行うことです。
まずは、会議の内容をそのまま文字として書き起こしてから翻訳することになります。ただ、録音したテープは、話している人のしゃべり方の特徴によって聴き取りにくい場合もあるため、何度も聞き直しながら作業を行うこともあります。
加えて、ボイスレコーダーなどで録音をした場合、機械の性能や周囲の環境によって雑音が多く入ることもあるため、聴き取りづらさも増します。
このように音声データの質によって作業にかかる時間も左右されてしまいますが、テープ起こしは議事録の翻訳を行うための第一歩ともいえるのです。

3. 議事録の翻訳には法律の知識を使うことがある

音声データから議事内容を翻訳する場合、テープ起こしの技術が求められます。さらに、議事録を翻訳する際には、法律の知識も必要となることがあります。
たとえば取締役会や株主総会、監査役会など、社内でも重要度が高い会議の議事録については、内容や取り扱いが法律で定められているためです。
そこで、会議の音声を聴いたうえで、法律で定められた内容を考慮しながら議事録を作成し、さらに翻訳を行うこともあるのです。
また、法律以外の知識を持っておかなければいけないケースが考えられます。
会議には社内で取り扱っている分野のプロが集まっているため、各分野の専門用語が多く飛び交うことでしょう。その際に出てくるような専門用語を知っておかなければ、たとえ音声を聴き取れたとしても、議事録を作成することが難しくなるのです。
このように、会議の音声データから議事録の翻訳を行う場合、語学力だけでなくテープ起こしの技術、法律の知識、各分野の専門知識と数多くのスキルが求められます。

4. 翻訳会社だからこそ正確な翻訳が可能な理由

会議の議事録は、社内でその会議に参加した人が作成することが理想的です。
会議の様子を音声データで残していたとしても、内容は社内の人が理解しやすいですし、さらにいえば会議に出席し、実際に内容を聞いていたほうが議事録は作りやすいものなのです。
また、会議の内容には社外に漏らしてはいけない情報が含まれることもあるので、できるだけ社内で議事録を作成するほうが望ましいでしょう。
しかし、議事録を翻訳するとなると、状況は異なります。翻訳作業は社内ではなく翻訳会社に依頼することが多くなるからです。
それは、やはり翻訳の専門家にお願いしたほうが、あらゆる意味で確実性が高くなるというメリットがあるためです。
翻訳会社に在籍あるいは登録している翻訳者は、何千・何万時間という音声データの翻訳の経験を積み、実績を持った人たちばかりです。
また、前述のとおり法律の知識や各分野の専門知識も必要となるうえ、一人の翻訳者が様々な言語の翻訳を行えるとは限りません。
法律の知識に加え、それぞれの分野を専門にした翻訳者や、各国の言語に対応した多くの翻訳者が在籍あるいは登録していることで、ありとあらゆる内容・言語の議事録に対応できるのです。
議事録の翻訳は短期間で必要となる場合もありますが、翻訳会社に依頼をすれば、しっかり仕上げてくれるでしょう。これは、翻訳会社というシステムが、短時間で正確な議事録の翻訳を可能にしているからなのです。

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