外国人従業員に就業規則を伝えるときは、日本語の冊子を渡したことと、内容を理解して必要なときに参照できることを分けて考えましょう。日常会話ができる人でも、賃金、休暇、服務、懲戒などの用語を同じように理解しているとは限りません。
多言語版を用意する目的は、国籍ごとに別のルールを作ることではありません。会社の正式な規則を、従業員が理解できる言葉と方法で伝えることです。翻訳前の原稿確認、条項の対応、説明用資料、改訂の管理までを一つの流れにすると、運用しやすくなります。
就業規則の作成・周知と、翻訳の役割を分ける
労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者について就業規則の作成・届出を定めています。第90条には労働者側の意見を聴く手続、第106条には周知の定めがあります。人数や事業場の扱いなど、個別の適用関係は人事・労務の担当者や専門家が確認する事項です。
同法第3条は、国籍、信条、社会的身分を理由とする賃金、労働時間その他の労働条件についての差別的取扱いを禁じています。外国語版だけ休暇の日数を減らしたり、原文にない義務を加えたりすることは、翻訳の範囲で行う処理ではありません。
また、「全員に英語の就業規則を作れば、法的な要件が全て満たされる」というものでもありません。正式な規則の内容や手続の確認と、理解を支える翻訳・説明を、それぞれの担当者が進めます。翻訳済みであることは、その規則の適法性について専門家が承認したことを意味しません。
国籍ではなく、本人が理解できる言語を確認する
厚生労働省の外国人雇用管理指針は、労働条件の明示に際し、母国語等を用いて説明するなど、本人が理解できる方法を用いるよう努めることを示しています。就業規則や労使協定などの周知も、労働基準法等に従って行う事項として挙げています。
必要な言語は、出身国や職種の印象だけで決めないようにします。「会話は日本語でできるが、規則は母語で読みたい」「母語の文字を読むより、平易な日本語と口頭説明が分かりやすい」など、希望と理解の仕方は人によって違います。英語が全員に通じるとも限りません。
確認するのは、読む言語、説明を聞く言語、分からないときの相談方法です。本人に選択肢を示し、短い説明を読んでもらって質問を受けると、資料だけで十分なのか、通訳を伴う説明会が必要なのかを判断しやすくなります。理解度を国籍の評価へ結び付けない配慮も必要です。
複数の言語版の間で意味の違いが見つかった場合は、どの版を参照して回答するかを担当者が確認します。「日本語が優先」と一文を書くだけで翻訳の不一致を放置せず、原因を調べて訂正し、影響する従業員へ説明する流れも準備します。
翻訳前に、日本語の正式版と関連資料をそろえる
最初に、施行日と版番号が分かる正式な就業規則を確定します。賃金規程、育児・介護休業規程、旅費規程などを別文書にしている場合は、本文の参照先と一緒に一覧にします。本文だけ訳しても、実際の申請条件が別紙にあれば、従業員は必要な情報へたどり着けません。
原稿に曖昧な箇所があったら、訳者が常識で補うのではなく照会します。たとえば「速やかに届け出る」という表現について、何日以内なのかが規則にない場合、翻訳者が勝手に日数を設定することはできません。人事側が規則を変更する必要があると判断したら、その正式な変更を経て翻訳へ反映します。
厚生労働省の多言語のモデル就業規則などは、用語や構成を検討する参考になります。ただし、2026年10月31日の掲載案内では、日本語の最新改訂内容と外国語版の反映時期がそろっていない旨が示されています。公的なひな形でも、掲載言語、改訂年月、自社の制度との差を確認して使いましょう。
正式な条文と、分かりやすい説明資料を対応させる
翻訳版では、章・条・項の番号を原文と対応させます。賃金の締日と支払日、所定労働時間、申請期限、対象者、例外条件などは、文章の自然さだけでなく、数値と適用範囲の一致を確認します。表や脚注にも条件があるため、本文以外を翻訳対象から落とさないことが大切です。
一方、入社時の説明には、正式な規則とは別に要点をまとめた資料が役立ちます。「休暇を申し込む」「遅刻の連絡をする」「給与明細について尋ねる」といった場面別に、窓口と手順を示します。説明資料には対応する条番号を付け、要約を読めば正式な規則へ戻れるようにします。
要約では、例外や条件を削った結果、制度が実際より広く使えるように見えないかを確認します。図解や平易な文章を使う場合も、権利や義務の内容は変えません。「簡単に説明したページ」と「正式な規則の翻訳」を混ぜず、何のための資料かを明示すると問い合わせにも対応しやすくなります。
配布して終えず、いつでも読める状態を整える
厚生労働省の手続案内は、配付、掲示・備付け、電子媒体で常時確認できる状態などの周知方法を説明しています。電子版を使うなら、入社直後でもアクセスできるか、業務用端末を持たない人はどこで読めるか、退勤前後に閲覧できるかを確かめます。
説明会では「理解しましたか」という一問だけで終えず、具体的な場面に沿って質問を受けます。休暇の申請先を自分の言葉で説明できるか、参照すべき資料を開けるかを確かめる方法もあります。署名やチェック欄があることだけから、条項を完全に理解したと推定しないことが重要です。
個別の事情を説明するために通訳を利用する場合は、守秘、説明する範囲、誰が制度上の回答をするかを先に決めます。通訳者はやり取りを伝える役割を担い、労務上の可否や例外の承認は会社側の担当者が行います。
改訂時は全言語の版と告知を一緒に更新する
日本語版を改訂したら、変更箇所だけでなく、影響する参照先や説明資料も確認します。多言語版ごとに元の原稿、翻訳の更新日、確認者、公開先を記録すれば、古い資料が残っている場所を探しやすくなります。旧版を保管する場所と、従業員が通常読む場所も分けましょう。
翻訳を依頼するときは、対象言語、正式版のファイル、関連規程、用語集、必要な対訳形式、説明資料の有無を渡します。翻訳・原文照合・労務上の確認・従業員への説明の担当を明確にすることで、多言語の就業規則を日々の運用へつなげられます。
