ベトナム人スタッフと働く際、日常会話ができることと、業務の指示を正確に理解できることは同じではありません。短い会話では伝わっていても、期限、例外、禁止事項が重なると、何をすべきかが曖昧になる場合があります。
職場で必要なのは、相手の日本語力だけに頼らず、伝える側も表現を整えることです。日本語の原稿を分かりやすくし、必要な内容をベトナム語で補い、実際に理解できたかを確認する。この三つを一続きの仕事として考えましょう。
一つの指示には一つの行動を書く
「確認のうえ、問題なければ適宜対応してください」という指示には、確認する対象、問題の基準、実行する行動が書かれていません。翻訳者が文を自然にしても、この情報不足は解消しません。まず原稿の段階で、誰が、何を、いつまでに行うのかを明確にします。
例えば、日程確認の連絡なら「明日までにシフト表を見てください。出勤できない日がある人は、明日午後3時までに担当者へ連絡してください」と分けられます。これは表現の作成例であり、実際の就業ルールは職場の正式な取り決めに合わせます。
「できたら」「なるべく」「いい感じに」といった表現は、依頼、希望、義務のどれなのかを確認します。逆に、条件を削り過ぎると意味が変わります。「承認を受けてから提出する」を単に「提出する」と短くしてはいけません。短さと正確さを両方保つ必要があります。
口頭では、一度に複数の作業を続けて伝えず、区切って説明します。日付、時刻、場所、個数は紙や画面でも示すと照合しやすくなります。「来週」「いつもの場所」のような表現も、初めて参加する人が分かるかを考えて具体化しましょう。
呼称は「私」「あなた」の固定訳ではない
ベトナム語の呼び方は、話す相手との関係によって変わります。東京外国語大学のベトナム語教材は、親族名称に由来する語が人称表現に使われ、同じanhが関係によって「私」にも「あなた」にもなると説明しています。
このため、日本語の「あなた」を常に同じベトナム語へ置き換える方法では、場面に合わない表現になることがあります。年齢的な関係だけでなく、職場での関係、会話の丁寧さ、個人宛てか全員向けかを翻訳担当者に伝えます。本人たちが普段使っている呼称を確認することも有効です。
例えば、上司から部下への個別メッセージと、全従業員に掲示する案内では、同じ日本語原稿でも呼び掛けの設計が異なります。掲示物は不特定の読者が見るため、特定の二人の関係を前提とした会話表現をそのまま流用しないようにします。
日越の会話記録を残す場合は、代名詞を訳す前に、誰の発言か、誰への指示かを確かめます。名前や担当を補うと分かりやすくなりますが、原文にない責任者を推測して追加してはいけません。不明な場合は発言者へ確認し、合意した担当を記録します。
職場の用語を日本語とベトナム語でそろえる
「シフト」「休み」「手当」「控除」など、毎日使う語ほど意味を共有しておくことが大切です。同じ会社でも部署によって略称が違うことがあります。日本語の呼び方、意味の説明、ベトナム語、使う帳票を一つの表にすると、説明の食い違いを減らせます。
厚生労働省のベトナム語用語集には、就業や労働条件に関する語を調べる入口があります。公的な用語を参照したうえで、社内の規程や実際の運用と同じ意味かを確認します。辞書の訳語を載せるだけで、会社ごとの制度まで説明できるわけではありません。
例えば「手当」と書かれていても、何のための支給なのか、対象者、計算方法、支給条件が必要です。翻訳する側が空欄を推測せず、制度の担当者が内容を確定してから訳します。原稿に未確定事項がある場合は、配布前に解決する項目として管理しましょう。
製品名、機械の名称、社内システムの画面名も統一します。現場で日本語の表示を探す必要があるなら、ベトナム語の説明に日本語の表示名や写真を添える方法が考えられます。訳語だけになって実物と対応しなくなる状態を避けることが目的です。
安全に関わる内容は理解確認まで行う
厚生労働省の外国人労働者に対する安全衛生教育の通知は、母国語等や視聴覚教材を用いるなど、内容を理解できる方法で教育することを求めています。日本語の理解度を把握し、理解を確認しながら継続して教育する考え方も示されています。
日本語を学んでいることや、資格・試験を持つことだけをもって、その職場の危険や手順を理解済みと判断しないようにします。翻訳を配った後に「分かりましたか」と一度尋ねるだけで終わらず、担当者が、どの場面で何をするのかを本人の説明や実演で確認する方法を検討します。
実演や機器の操作は、現場の安全管理責任者が定めた条件の下で実施します。一般的な翻訳記事の例を実際の作業手順として使ってはいけません。緊急時の連絡先、停止や避難の合図、質問する相手も、職場の正式な手順に合わせてそろえます。
厚生労働省の「マンガでわかる働く人の安全と健康」にはベトナム語の教材があります。絵と説明を組み合わせた教材を参考にしつつ、その職場の設備や作業に合うかを確認しましょう。一般教材の翻訳があることは、個別の安全教育が完了したことを意味しません。
通訳や翻訳ツールを使う範囲を決める
短い予定の確認と、雇用条件・健康・安全の説明では、誤解したときの影響が違います。ツールを使う場合は、用途と確認者を決め、氏名や健康情報などを外部サービスへ送ってよいかを確認します。重要な条件は原文と訳文を照合し、必要な専門担当者に内容を確認してもらいます。
同僚に通訳を頼む場合も、本人がその内容を扱えるか、負担が偏っていないかを確認します。就業条件や個人的な相談は、周囲に聞かれず話せる場を整えることも必要です。通訳の役割と、会社として説明・判断する担当者の役割を分けておきます。
説明後は、質問、回答、未解決の点、次に確認する人を短く記録します。毎回同じ質問が出る部分は、訳語だけでなく、日本語原稿や図の示し方を見直しましょう。双方が確認できる表現と、質問しやすい運用を整えることで、日々の連絡を続けやすくなります。
