海外で会社を設立するとき、国内法人の情報を証明する書類や、新しい会社のルールを定める書類の翻訳が必要になることがあります。最初に決めたいのは「何語にするか」だけではありません。どの国の、どの機関に、どの目的で提出するのかによって、必要な文書と証明が変わります。2026年10月31日を基準に、依頼前の準備を整理します。
拠点の形態と提出する目的を明確にする
現地法人、支店、駐在員事務所などの設置を同じ手続きとして扱わないことが大切です。登記、許認可、銀行口座の開設、取引先の審査でも、求められる書類は異なります。進出先の専門家や提出先から取得した最新の必要書類一覧を、翻訳の出発点にします。
日本で使っている定款を訳せば、そのまま海外の会社を設立できるとは限りません。日本の会社の存在や権限を説明するために翻訳する場合と、現地の法律に合わせて新しい定款を作成する場合は、別の作業です。翻訳者が原文へ新たな法律上の条件を追加するものではありません。
提出先が英語を受け付けるか、現地語が必要か、指定翻訳者の利用が必要かも確認します。「海外向けだからすべて英訳」と決めると、完成後にやり直しが生じます。複数の機関へ出す場合は、機関ごとの条件を分けて記録してください。
登記事項・定款・決議書の役割を区別する
登記事項証明書は、登記された法人の情報を確認する資料です。定款、取締役会等の決議書、委任状、決算書は、それぞれ記載内容と作成者が違います。表紙の名称だけで判断せず、提出先が何を証明したいのかを確認して、適切な原本をそろえます。
履歴を含む書類では、現在の所在地と過去の所在地、就任と退任、変更日と登記日を取り違えないようにします。抹消された事項を単純に削除して翻訳すると、原本の意味が変わります。記載の状態を示す注記や配置を、指定の形式に合わせて残します。
翻訳対象には、欄外の注記、別紙、印影の説明、発行者、発行日も含まれることがあります。本文だけを抜き出したファイルでは不足しやすいため、全ページを確認できる原本画像を用意します。ページ順と総ページ数が分かるようにしてください。
法人名・住所・役職を一つの表記表にまとめる
法人名は、既に使用している正式な英文表記があるか確認します。会社名を毎回別の英語へ直すと、登記資料、銀行書類、契約書で別の法人のように見える場合があります。英語表記が未確定なら、翻訳者が独断で正式名称を作らず、依頼元へ確認します。
住所、代表者氏名、役職、資本金、会社番号は、文書を横断して照合します。数字の桁区切りや通貨、和暦・西暦の変換にも注意します。日本の役職と現地の役職が完全に一致しない場合は、原語併記や説明が必要か、提出先の担当者と検討します。
表記表には、原文、採用する訳、根拠資料、確認者を記録します。会社案内の宣伝用表記を、提出書類の正式表記へそのまま流用しないようにしてください。合併や商号変更がある場合は、旧名称と新名称、変更日を別の項目として管理します。
翻訳・公証・外務省の証明を分けて考える
外務省の案内では、公印確認とアポスティーユは、公文書について提出先などから求められた場合に取得する証明とされています。原本に公印があれば、すべての国・機関でそのまま使えるという意味ではありません。
外務省FAQは、翻訳の扱いには提出先により違いがあり、指定された翻訳者や認証を求める場合もあると説明しています。翻訳文が私文書であることだけを理由に、海外では一切使えないと結論付けるのは誤りです。
また、外務省の認証は文書内容の真実性を証明するものではありません。翻訳証明、公証人の認証、公印確認、アポスティーユ、領事認証を同じものとして扱わず、必要な組合せと順序を確認します。証明の取得は、会社設立の許可や書類の受理を保証しません。
発行日と原本の状態から日程を組む
外務省の申請前チェックシートでは、文書の発行時期や公印、公証人認証書に関する条件などを確認するよう案内しています。提出先の有効期間の指定と、認証機関の条件は別に照合してください。翻訳が終わってから原本の取り直しが必要になると、内容の差し替えも発生します。
原本取得、翻訳、依頼元の確認、公証等の手続き、配送、提出という工程に分けます。必要日数は機関や案件の条件で変わるため、過去の所要日数を今回の納期として約束しないことが大切です。原本を複数用意する必要があるかも先に確認します。
認証済みの書類に後から書き込みや差し替えをすることは避け、取扱方法を申請先へ確認します。翻訳対象が変更された場合は、どの原本に対応する訳文か分かるよう、原本の発行日と版を記録し直します。電子ファイルと紙原本の内容が一致しているかも確認してください。
書類の準備表を作る例
会社設立の担当者が日本で準備する資料と、現地で作成する資料を分けて一覧化します。日本語の登記事項証明書を英訳する場合も、翻訳だけでよいのか、原本の認証や訳文の証明が必要なのかを提出先へ確認します。確認した相手、回答日、回答の文面を残すと、途中で担当者が変わっても前提を追えます。
| 書類 | 確認する条件 | 記録する情報 |
|---|---|---|
| 登記関係 | 発行日と有効期間 | 原本の取得予定 |
| 定款等 | 必要な範囲と版 | 翻訳する確定版 |
| 本人関係 | 氏名の表記 | 旅券等との一致 |
| 委任関係 | 署名と証明の要否 | 提出先の指定 |
固有名詞は書類間でそろえますが、原本に異なる表記があるときは翻訳者が無断で統一しません。旧社名、現社名、登記上の住所、事業所の住所などを区別して照会します。発行から提出までに期間が空く場合は、資料を再取得する必要がないかも現地担当者に確認してください。
翻訳会社と現地専門家へ渡す依頼書を作る
依頼書には、進出先、拠点形態、提出機関、用途、指定言語、必要通数、原本の発行日、提出期限を書きます。提出先の説明を日本語で要約するだけでなく、その原文の案内も添付すると、細かな条件の取り違えを防ぎやすくなります。
窓口ごとに質問を分けることも役立ちます。必要な設立形態や法律上の適合は現地専門家へ、受け付ける書類形式は提出先へ、翻訳範囲・レイアウト・納品形式は翻訳会社へ確認します。代理申請や証明発行の権限は、案件ごとに明確にしてください。
JOHOへ相談する際は、書類一式と提出先の指示、社名・役職等の承認済み表記を共有してください。納品後は、名称、番号、日付、金額、添付関係を原本と照合し、未回答の事項を解消してから提出用の最終版として扱います。
