株主総会資料の英訳を依頼する際、翻訳会社の紹介文や単価だけでは、今回の業務を任せられるか判断しにくいことがあります。資料の量、原稿の確定時期、公開予定、社内の確認時間を伝えた上で、どの工程を誰が担当するかを比較することが大切です。
選定の目的は、特定の肩書や宣伝文句を探すことではありません。原稿の意味を保ち、変更を追い、決めた版を公開に渡せる体制を確認することです。ここでは、招集通知等の英訳を外部へ依頼するときに、見積と試訳で確かめたい項目を整理します。
英文開示の対象と、自社の公開計画を先に整理する
JPXの英文開示に関する案内は、市場区分によって求める水準が異なることを説明しています。2026年8月更新の案内では、プライム市場の決算情報・適時開示情報に関する義務と、株主総会招集通知の英訳に努めることなどが区別されています。すべての資料に同じ義務があると捉えず、自社に適用される規則と開示方針を担当部署で確認します。
その上で、翻訳対象、全文か抜粋か、言語、ファイル形式、公開予定日時、社内承認者を一覧にします。総会当日の説明資料や想定問答も必要なら、招集通知の英訳とは別の作業として明示します。作業範囲が違う見積を、総額だけで比較しないためです。
日程表には、翻訳会社の納期だけでなく、原稿を渡せる日、社内で確認する期間、組版後の確認、最終承認を入れます。公開直前まで原稿が変わる可能性がある場合は、その前提を見積時に伝え、変更の受付方法と締切を相談します。
試訳では、自然さと原文への忠実さを別々に見る
試訳を依頼する場合は、実際の資料に近い要素を含む範囲を選びます。事業の説明だけでなく、議案、数値表、役員の経歴、条件を含む文など、今回の難所を含めると判断に役立ちます。機密情報を渡す前には、共有条件を確認し、必要に応じて匿名化した資料を使います。
評価項目は、意味の抜け、数値や日付、用語の統一、読みやすさ、照会の適切さに分けます。英文が滑らかでも、原文の条件や留保が落ちていれば修正が必要です。「成長を見込む」を確定的な約束へ変えたり、曖昧な増加見込みを根拠なく百分率へ直したりする提案は採用できません。
日本翻訳連盟の翻訳品質評価ガイドラインは、品質に関する関係者の認識をそろえる参考になります。試訳の前に、重大な誤りと文体の好みを区別し、評価方法を共有しましょう。少量の試訳で、全量の品質や繁忙期の対応能力まで保証されたと考えないことも必要です。
試訳への質問にどう答えるかも確認します。修正理由を原文や用語集へ結び付けて説明できるか、情報不足を照会できるか、指摘を受けたときに関連箇所を見直すかは、実務上の判断材料になります。
担当者の人数より、確認工程と引き継ぎを見る
体制を確認するときは、翻訳、原文対照、数値照合、組版、進行管理を誰が担当するかを聞きます。人数が多ければ自動的に品質が上がるわけではありません。複数人で分担する場合は、用語表を誰が管理し、担当間の違いを誰が調整するかが重要です。
前年の英訳を活用する場合も、今年の原稿との差分をどう確認するかを確かめます。役員の役職、対象年度、議案番号、数値が変わっているのに、前年の文章が残ることを防ぐためです。過去訳を参照する工程と、現行原稿との対照を行う工程を区別して説明してもらいます。
JPXは英文開示の参考様式を公開していますが、各社の事情に応じた参考資料であり、準拠を求めるものではないとしています。様式を使えることだけでなく、自社の機関設計や文書に合わない部分を見つけ、照会できるかを確認します。
担当者が不在になった場合の引き継ぎも確認します。代替担当者が同じ用語集や照会履歴を参照できるか、窓口が変わった際に依頼者へ知らせるかを決めておくと、進行途中の説明し直しを減らせます。名簿の人数だけでなく、案件の判断記録を共有する方法まで聞くことが有効です。
原稿が変わったときの対応を見積条件に含める
変更対応では、変更前後のファイル、変更箇所、変更理由、反映期限を一緒に渡す方法を決めます。ページを丸ごと差し替えるのか、変更履歴付き原稿を送るのかも統一します。複数部署から直接修正が届く場合は、指示をまとめる窓口を設けると、矛盾した変更を減らせます。
見積では、新規翻訳、前年流用部分の確認、追加修正、組版、特急対応など、どの作業が含まれるかを確認します。文字数や単語数の数え方、最低料金、税、キャンセル条件なども、実際の提案書に基づいて比較します。一般的な相場だけから今回の金額や納期を決めないようにします。
修正が遅れた場合に、どの工程の時間が減るのかも確認します。原文対照や数値確認を省略する案が出たら、社内で影響を判断する必要があります。納期だけを維持して確認範囲が知らないうちに変わることを防ぐため、工程変更は記録に残します。
秘密保持は、契約と実際の情報管理を照合する
未公表情報を扱うため、担当者へのアクセス範囲、再委託、ファイルの送受信方法、保存期間、利用する翻訳ツールを確認します。秘密保持契約があることだけで、すべてのデータの保存や再利用が自動的に禁止されるとは限りません。契約の定義と条件を読み、実際の業務方法と整合させます。
INPITの契約資料も、ひな形を契約目的や自社の事情に合わせて検討するよう案内しています。秘密情報の範囲、共有できる相手、終了後の返還や削除、例外を確認し、必要な条件を法務担当者と合意します。翻訳会社の一般的な説明だけで、今回の条件を確認済みとしないようにします。
最終納品では、完成稿、変更履歴、用語表、未解決事項を受け取るかを決めます。ウェブ掲載用の資料は、公開前に日付、リンク、ページ抜け、数値表の表示を社内でも点検します。誰が最終版を承認し、誰が公開操作へ渡すかまで明確にすると、翻訳後の引き継ぎが安定します。
比較表には、価格のほか、確認範囲、日程の前提、変更時の条件、情報管理、納品物を並べます。条件が不明な欄は空欄のまま質問し、実績や対応可否を推測で補わないことが、今回の総会に合う委託先を選ぶための基本です。
