留学や海外での手続で財政状況の証明を求められたとき、源泉徴収票、銀行残高証明書、預金通帳、給与明細のどれを英訳すればよいか迷うことがあります。これらは似た数字を含んでいても、証明する内容が違います。一定時点の残高、一定期間の入出金、年間の給与収入、毎月の支給内容を分けて整理することが出発点です。
残高と収入では、提出する資料の役割が違う
まず、提出先が知りたいことを必要書類の案内から確認します。「必要な資金を持っていること」と「継続的な収入があること」は同じ条件ではありません。残高証明書があっても、資金を一定期間保有していたことや、その資金の出所まで示せるとは限りません。
| 書類 | 読み取る主な情報 | 翻訳前の確認 |
|---|---|---|
| 残高証明書 | 証明日現在の口座残高等 | 基準日、名義、通貨、対象口座 |
| 通帳・取引明細 | 期間内の入出金と残高の推移 | 対象期間、連続するページ、繰越 |
| 源泉徴収票 | 対象年の給与等と税に関する記載 | 対象年、支払者、各金額欄 |
| 給与明細 | 対象月の支給・控除等 | 給与の期間、項目、支給額と控除額 |
この一覧は一般的な読み分けです。どの書類を認めるかは提出先が決めます。必要な証明の名称が日本の資料名と完全には一致しない場合は、書類の内容を示して確認し、似た名称だからという理由だけで代替資料にしないようにします。
必要金額だけでなく、保有期間と証明日を確認する
例えば英国のStudent visaの資金案内は、学費や生活費を扱い、資金を連続28日間保有し、その期間の最終日が申請日から31日以内となる条件を説明しています。一方で、証明の提出が不要となる場合などの扱いもあります。これは英国の該当制度の例であり、他国や他の査証へ同じ日数を当てはめることはできません。
このように、申請日に残高があることだけでは確認が完結しない場合があります。書類の発行日、残高の基準日、明細の開始日と終了日を別々に記録します。「最新の通帳を訳す」とだけ依頼せず、提出先が要求する期間の全ページが含まれるか確認してください。
資金の必要額は、留学先、期間、学費の支払状況、同行家族などの条件で変わり得ます。どの申請にも共通の日本円の金額を用意するのではなく、今回の公式案内に従って確認します。翻訳担当者は残高を増やしたり、原文にない換算額や資金の説明を加えたりしません。
銀行が英文書類を発行できるかを先に調べる
残高の証明が必要な場合は、取引銀行が英文の証明書を発行できるか確認します。三井住友銀行の案内では、SMBCダイレクトによる残高証明書の申込みと、和文・英文の選択が示されています。ただし、一部の科目や申込方法には制限があります。この例からも、英文証明書は必ず大きな支店でしか頼めないと決め付けず、自分の口座について調べることが大切です。
銀行発行の英文書類が入手できる場合でも、提出先が求める基準日、通貨、名義、取引期間が含まれているか確認します。残高証明書を取得したことで、別途求められた取引明細の翻訳まで不要になるとは限りません。発行から受領までの日数も考慮し、翻訳の締切と別に管理します。
ネット銀行や通帳のない口座では、どの公式な出力資料を使えるかを銀行と提出先へ確かめます。画面のスクリーンショットで足りるか、発行元の情報が必要かなどを自己判断せず、指定された形式の原稿を準備します。ログイン情報や暗証番号を翻訳のために渡す必要はありません。
源泉徴収票の金額欄を「手取り」にまとめない
国税庁の給与所得控除の説明では、給与所得の金額は給与等の収入金額から給与所得控除額を差し引いて算出するとされています。源泉徴収票の「支払金額」と「給与所得控除後の金額」は別の情報であり、控除後という文字だけを見て、銀行口座に振り込まれる手取り額と同一視しないようにします。
翻訳では、対象年、受給者、支払者、支払金額、所得控除、源泉徴収税額等の項目を原文の位置と対応させます。空欄とゼロの記載も区別し、印字されていない数字を計算して補いません。会社名が変わっていたり、複数の勤務先の書類があったりする場合も、それぞれの発行元を保ちます。
給与明細では、基本給、手当、控除、差引支給額などを個別に読みます。賞与や立替精算が含まれる資料を、すべて毎月の通常給与として説明しないことが重要です。税務上の評価や申請に使える所得の判断が必要な場合は、翻訳と区別して提出先又は適切な専門家へ確認します。
通帳は名義、通貨、ページのつながりを確認する
通帳や取引明細では、名義・口座の識別情報があるページと、取引内容のページが対応しているかを確認します。途中のページだけを受け取ると、誰の口座か、どの期間の記録か分からない場合があります。必要な範囲を依頼者と確認し、翻訳者の判断で都合のよい行だけを抜き出さないようにします。
入金、出金、残高の列を取り違えず、摘要欄の略記や銀行独自の表示が不明なら確認事項として残します。通貨が省略されている資料では、どこで通貨が示されているかを探し、推測で円やドルを付けません。外貨換算を別途求められた場合は、換算日と採用する基準を提出先の指定に従って扱います。
親族等の資金を使う場合には、口座名義を申請者の名前へ変更して訳してはいけません。本人との関係や資金提供の同意を示す別資料が必要かを、申請条件に沿って確認します。氏名の表記が旅券と異なる場合も、原文の記録を保持した上で、相違点を照会します。
翻訳者の条件と提出物の組合せを確認する
英国のStudent・Child Student審査案内は、英語又はウェールズ語以外の資料について、確認可能な専門の翻訳者又は翻訳会社による翻訳と、正確性の確認文、日付、氏名・署名、連絡先を求めています。翻訳に会社の印があればどの国でも受理される、又は自己翻訳はすべて無効という一律の説明はできません。
依頼時には、原文全体、今回の必要書類案内、対象期間、氏名表記、納品形式、証明に関する条件を共有します。完成後は原文と訳文を対にして、数字、日付、名義、全ページの有無を照合します。翻訳料、証明関連の作業、急ぎの対応は対象原稿に基づく見積で確認し、財政条件の充足や査証の許可とは分けて扱ってください。
