公文書や証明書を英語に翻訳するときは、見栄えのよい英文を作ること以上に、原本の各記載を追跡できることが重要です。氏名、日付、番号、続柄、発行者が一つ違うだけでも、他の申請資料との対応が分からなくなることがあります。
本記事では、提出条件を確認した後の「英訳を作り、原本と照合する工程」に焦点を当てます。戸籍、学歴、在職などの証明は内容が異なるため、共通の確認表を使いながら、書類固有の項目を追加して進めましょう。
英訳に使う原本と、訳す範囲を固定する
まず、書類名、発行機関、発行日、ページ数を記録し、どの版を翻訳するか決めます。同じ人の証明書でも、再発行によって内容や日付が変わることがあります。見積り用の画像と正式原稿が違う場合は、正式版への切替を明示してください。
表面だけでなく、裏面、欄外の注記、別紙、認証の付箋なども確認します。書類の端が切れた写真や、印影が不鮮明な画像では、翻訳対象の有無自体を判断できない場合があります。原稿の不足と、翻訳上の疑問を分けて記録します。
例えば米国の8 CFR 103.2(b)(3)は、USCISへ提出する外国語文書について全文英訳を求めています。これは同機関への提出条件の例です。他の提出先でも全文か抜粋かを確認し、重要そうな部分だけを翻訳者が選んで省略しないようにします。
認証を後から取得する場合は、認証部分も翻訳対象になるかを先に確認します。翻訳済み本文へ新しいページを追加したら、ページ番号、翻訳証明が対象とする文書、原本との組合せまで再点検します。
氏名と地名は参照資料をそろえて確認する
氏名の英字表記は、本人から提示された旅券などの表記を参照し、姓と名の区分、順序、スペース、ハイフンを確認します。家族全員の表記が同じ規則とは限りません。読み方が分かっていても、本人の正式な表記を推測で確定しないことが大切です。
原本と旅券などの表記が食い違う場合は、その差を照会します。翻訳者が原本の記載を直したり、都合のよい方へ統一したりすると、照合できなくなるおそれがあります。旧姓や別名の記載がある場合も、どの情報をどこへ対応させたか分かるようにします。
本籍、現在の住所、出生地、発行自治体は別の項目です。地名が同じでも項目の役割を混同せず、原本の見出しと値を対で訳します。自治体や学校が公表する英語名があれば参照し、名称が変更されている場合は、原本が示す時点の名称を確認します。
日付と数値は、意味を添えて一件ずつ照合する
日付の換算では、元号と西暦だけでなく、その日付が何を表しているかを確認します。出生した日、届け出た日、受理された日、証明書を発行した日は別です。「Date」という一つの見出しにまとめず、出来事との対応が分かる訳にします。
| 確認対象 | 照合する内容 |
|---|---|
| 日付 | 年・月・日、元号、出来事、届出、発行の区別 |
| 番号 | 桁数、先頭のゼロ、文字と数字、区切り記号 |
| 金額・単位 | 通貨、対象期間、税込等の注記、単位 |
| 学歴・在職期間 | 開始と終了、卒業と修了、現職と過去の勤務 |
英語の日付は、提出先の形式に合わせつつ、月日を取り違えにくい表記を選びます。例えば月を単語で示す方法がありますが、指定様式がある場合はその形式に従います。番号を表計算へ入力すると先頭のゼロが消える場合があるため、表示だけでなく元の値との一致を確認します。
不鮮明な数字を文脈から補わず、原本の再スキャンなどで確認します。読めない箇所が残る場合は、位置と状態を記録し、提出先が認める扱いを確かめます。確認待ちの文字を、確定した本文と同じ状態で納品しないよう管理します。
制度の違いを理由に、資格や身分を置き換えない
日本の学校課程、役職、資格、親族関係には、英語圏の制度と一対一で対応しないものがあります。読み手になじみのある名称へ置き換えると、実際より高い資格や異なる身分を示してしまう場合があります。
例えば、修了証明を学位授与の証明として表現したり、社内の役職を法律上の役員資格と同じように訳したりしないよう注意します。原本が証明している事項を確認し、必要に応じて原語の名称や短い説明を添える方法を提出条件に合わせて検討します。
職務内容を記載した在職証明では、部署名と業務内容を区別します。原本にない担当範囲や専門資格を、英文を充実させる目的で追加することはできません。内容の修正が必要なら、まず発行元へ正式な書類の修正を依頼するか、提出先へ別資料の扱いを確認します。
印影・署名・空欄を翻訳と区別して示す
原本にある印影や署名は、その位置と判読できる文字を把握します。訳文に説明を付ける場合も、原本の印や署名そのものと誤認されない形にします。画像を貼り付けたり作り直したりすることは、正当な認証や署名の代わりになりません。
空欄、取消線、訂正、手書きの追記にも意味がある場合があります。「該当なし」と書かれている欄と、何も書かれていない欄を同じ表現にしないようにします。注記を加える場合は、原本の内容と翻訳者による説明を区別し、説明の表記方法を案件内で統一します。
外務省の説明では、公印に対する認証は文書内容の真正性を担保するものではありません。原本に認証がある場合も、翻訳の項目対応や数字の照合は必要です。翻訳のレイアウトを原本に近づける場合も、証明の権限まで再現したように見せないことが重要です。
翻訳証明と最終ファイルを最後に照合する
英国政府の翻訳証明に関する一般案内には、正確な翻訳である旨、翻訳日、翻訳者の氏名・連絡先が示されています。一方、USCISの前述の条文は、完全性・正確性に加えて翻訳能力の証明を定めています。証明文は、提出先の指定を確認してから必要な権限を持つ担当者が確定します。
書類の内容を確定する前に署名済みの証明だけを先に使い回すと、対象文書やページ数が一致しない場合があります。原本、英訳、証明文に対応する文書名・ページ・日付を確認し、修正後の版で必要な確認を取り直します。
USCISの8 CFR 103.2(b)(4)も、原本または写しの提出は該当フォームの指示に従うとしています。納品時は、原文と訳文を別ファイルにするか一体にするか、紙が必要かなどを指定条件に合わせます。最終的には、原本から英訳へ、英訳から原本へと項目を追い、抜け・重複・追加・数字の誤りがないか確認して提出用の一式を整えます。
