海外との取引や外国人スタッフへの情報提供が増えたとき、社内の資料をすべて英語へ翻訳するべきか迷うことがあります。予算や確認できる人員が限られているなら、必要な情報を確実に届けるための順番を決めることが大切です。
2026年10月31日を基準に、どの資料を、誰のために、どの言語で整備するかを考える方法を紹介します。英訳したページ数だけを成果とせず、受け手が必要な行動や判断をできるかを基準にしましょう。
読者が困っている場面を先に集める
最初に、問い合わせ、説明に時間がかかった場面、記入ミス、利用者が迷った箇所などを集めます。海外の顧客が製品を比較できないのか、スタッフが申請手順を理解できないのかによって、優先する資料は変わります。担当者の印象だけでなく、実際の質問や業務の記録を手がかりにします。
「英語が必要」という声を具体化し、誰が、どこで、何を知るために読むのかを書き出します。資料の持ち主と読み手が違う場合は、両方へ確認します。日本語版の作成部署が重要だと考える内容が、海外の読者にも同じ優先順位とは限りません。
読者の人数だけで判断しないことも大切です。少人数しか読まない資料でも、誤解が安全や契約条件に関わるなら、慎重な対応が必要になります。逆に広く閲覧される紹介記事でも、今すぐ翻訳しなくてよいものがあるかもしれません。
影響と利用頻度を分けて考える
優先順位を考える際は、誤解した場合の影響、使われる頻度、現在の情報不足、公開までの期限を並べます。点数を付ける方法を使ってもよいですが、その数字は自社の判断を助ける仮の尺度です。高得点だから法的に必須、低得点だから安全確認が不要という意味にはなりません。
| 確認軸 | 考える問い |
|---|---|
| 影響 | 誤解するとどの判断や行動が変わるか |
| 頻度 | 誰がどのくらい繰り返し使うか |
| 不足 | 既存資料や対面説明で補えているか |
| 期限 | いつから使える必要があるか |
| 維持 | 変更時に誰が更新できるか |
安全情報、申込みの条件、支払い、契約上の義務などは、単純に閲覧数だけで順位を下げないようにします。法令や提出先が翻訳を求める資料は、一般的な広報の優先順位とは別に要件を確認してください。
一つの資料の中でも重要度は異なります。製品カタログなら、購入判断に必要な仕様や制限と、会社の沿革を分けて検討できます。ただし、部分的に翻訳することで注意事項が抜けたり、条件の意味が変わったりしないようにします。
英語だけで足りるかを確認する
外国人の読者が全員英語を理解するとは限りません。国籍だけで読める言語を推測せず、実際の受け手へ確認します。仕事上の簡単な会話ができても、専門的な安全説明や契約条件を同じ程度に読めるとは限らないため、文書の難しさも考えます。
厚生労働省の外国人労働者に対する安全衛生教育の通達は、母国語等や視聴覚教材を用い、内容を確実に理解できる方法を求めています。英訳を置くだけで安全衛生教育が完了するという意味ではありません。対象者の理解と、現場での説明・確認を組み合わせる必要があります。
対象言語を増やす場合は、翻訳だけでなく問い合わせ対応や更新も考えます。全言語で同じ窓口が使えるのか、対応できる言語をどのように案内するのかを整理します。利用できない支援を、翻訳したという理由で提供可能と表示しないようにします。
全文・抜粋・新しい説明文を使い分ける
資料を全文翻訳する方法のほかに、必要な箇所を選ぶ、対象読者向けに短い説明文を作ってから翻訳する、といった方法があります。ATAの翻訳発注ガイドも、必要な情報の選定を勧めています。どの方法でも、目的に必要な条件が残ることを確認してください。
抜粋を作る場合は、元資料のどこを対象にしたかを記録します。要約なら要約と明示し、全文訳と誤解されないようにします。公的な提出、契約、専門的な審査などでは抜粋が認められない場合があるため、提出要件を優先します。
図や写真で補う場合も、説明が正確で、対象者が理解できるかを点検します。図だけで重要な警告を伝えられるとは限りません。原稿を書き直す作業と、元の意味を保って翻訳する作業は分けて依頼し、内容の承認者を決めます。
作る順番と更新する順番をそろえる
よく使う資料から整備しても、更新されなければ古い条件が広がります。料金、連絡先、製品仕様、手続きなどが変わったときに、どの言語版へ影響するかを把握できる一覧を作ります。翻訳対象には、更新担当者と原稿の保管先も付けます。
段階的に公開する場合は、読者が途中で困らない一まとまりを選びます。商品紹介だけ英語になっていても、予約や利用条件が読めなければ必要な行動につながりません。入口から手続きの完了までを確認し、先に用意すべき資料を決めます。
まだ翻訳していない情報へのリンクを置く場合は、移動先の言語を分かるようにします。古い訳文を残すより、変更中であることや問い合わせ先を適切に案内する方がよい場面もあります。ただし、安全情報や法的な義務は、その場しのぎの表示で代替できると考えないようにします。
公開後は読者の行動で振り返る
翻訳後は、同じ質問が減ったか、必要な情報へ到達できたか、手続きを完了できたかを確認します。問い合わせ数が減っても、利用者が諦めただけの可能性もあるため、一つの数字だけで成功と判断しません。現場担当者や読者の具体的な反応を合わせて見ます。
改善点を次の翻訳対象へ反映し、優先順位を見直します。対象読者や事業が変われば必要な言語も変わり得ます。最初に作った一覧を固定せず、更新の負担と利用実態に合わせて整備範囲を調整しましょう。
JOHOへ相談する際は、資料一覧に加え、想定読者、困っている場面、先に使いたい時期を共有してください。翻訳する量を増やす前に、必要な情報と維持できる範囲を明らかにすると、限られた予算を使う順番が見えやすくなります。
