学校や教育機関の英語資料は、学校を紹介するだけでなく、保護者や学生が必要な手続きを行うためにも使われます。読みやすさに加え、日時、場所、持ち物、返信方法などが正確に伝わることが重要です。用途ごとに確認する内容を分け、配布後も更新できる形で整える方法を紹介します。
英語にする前に、誰が何をするための資料か決める
学校案内、保護者への連絡、留学生の手続き、成績証明書では、読み手と目的が異なります。まず「読んで理解してほしい情報」と「読んだ後に行ってほしいこと」を分けます。行動が必要な資料では、期限、方法、問い合わせ先を明確にしてください。
外国につながる保護者が全員英語を十分に理解できるとは限りません。必要な言語、やさしい日本語、図や写真、対面での説明など、学校の状況に合う方法を検討します。英語版を作ったことで、すべての家庭への情報提供が完了したと考えないことが大切です。
文部科学省の就学ガイドブックには、英語を含む複数言語の資料があります。学校制度を説明する際の参照先として活用できますが、学校独自の手続きや日程は、実際の教育委員会・学校の案内に合わせて確認します。
保護者への連絡は、行動に必要な情報をそろえる
連絡文では、行事の名前だけでなく、日時、集合場所、対象者、持ち物、費用、返信の要否、欠席時の連絡方法を整理します。原文に書かれていない重要な情報がある場合は、翻訳者が推測で補わず、学校の担当者に確認します。
例えば行事案内なら「いつ／どこへ／誰が／何を持って／いつまでに何を返信するか」を確認表にします。これは資料を整理するための例で、特定の学校の決まりではありません。参加が任意か必須か、保護者の同伴が必要かも、原文の意味を正確に保ちます。
日付は、数字だけの表記では月と日の順序が分かりにくい場合があります。対象読者に伝わる表記を選び、曜日、時刻、場所が本文と表で一致するかを確認します。オンライン説明会などで海外から参加する可能性がある場合は、時刻の基準も明示します。
返信用紙やフォームは、案内文とセットで確認します。選択肢、必須項目、入力例、送信先が一致しているかを見てください。英文が正しくても、回答欄が日本語だけ、リンクが古い、締め切りが別のページと違うといった状態では、保護者が行動しにくくなります。
学校紹介は、現行制度と学校の実態を分けて書く
学校紹介では、教育方針、授業、行事、進路、設備、支援体制などを、確認できる情報に基づいて説明します。過去の実績を現在の保証のように書いたり、予定段階のプログラムを実施中と表示したりしません。年度や対象者を明示し、原稿の責任者が確認します。
文部科学省の現行学習指導要領に関する資料では、小学校は2020年度、中学校は2021年度から全面実施、高校は2022年度入学生から年次進行で実施と整理されています。制度を説明する場合は、対象の学校段階と適用時期を確認してください。
同資料は、小学校の外国語活動と外国語科などを区別しています。学校の独自プログラムを説明するときは、国の制度、教育委員会の方針、学校独自の取り組みを混同しないことが大切です。すべての学校で同じ授業や支援が受けられると一般化しないようにします。
魅力を伝える文章でも、授業の頻度、対象学年、資格、費用、参加条件は具体的に確認します。「必ず英語が上達する」「全員が希望先へ進学する」といった成果の保証は、根拠がない限り加えません。翻訳で宣伝表現を強める場合も、学校の承認を得ます。
証明書や申請書は、提出先の指定を優先する
成績証明書、在学証明書、卒業証明書、推薦状などは、提出先によって言語、形式、署名、封緘、送付方法などの指定が異なる場合があります。学校の一般案内を英訳する作業と、提出書類を作る作業を分けて相談してください。
氏名、生年月日、学校名、課程名、在籍期間、科目名、評価は原本と照合します。氏名のローマ字表記など、他の提出資料と合わせる必要がある情報は確認します。成績や単位の意味を、翻訳者が別の教育制度の評価へ独自に換算しないようにしてください。
原文にある署名や印影を説明することと、新たな証明文や署名を付与することは別です。発行権限のある担当者と、提出先が求める条件を確認して進めます。翻訳が正確でも、提出方法や形式が条件に合わなければ受け付けられない場合があることを考慮します。
個人情報と配布方法を、内容の確認と一緒に考える
学校資料には、児童生徒や保護者の氏名、連絡先、成績、健康に関する情報などが含まれる場合があります。翻訳を依頼する範囲と共有先を必要な範囲に絞り、学校が認める方法で受け渡します。公開する資料と、個別家庭へ配る資料を分けて管理してください。
機械翻訳や生成AIなどを使う場合は、学校や設置者の利用ルール、サービスの情報の扱いを確認します。氏名だけを削除しても、文脈から個人が分かる場合があります。入力してよい資料か判断できない場合は、担当責任者に確認します。
配布するPDFや印刷物では、文字の大きさ、改行、表の幅、リンク、画像の説明を確認します。スマートフォンで読む家庭も想定し、必要な連絡先や返信方法が見つけやすいかを確認してください。翻訳した文章を配置した後の確認も、制作工程に含めます。
英語版だけが後から配布される場合は、返信期限までの時間が十分かも確認します。翻訳自体に誤りがなくても、案内の時期によって行動しにくくなることがあります。日程の変更は、日本語版と外国語版に同じ内容が反映されたかを点検します。
年度更新に備え、原稿と訳文の対応を残す
学校の資料は、年度、担当者、日程、費用、連絡先が変わることがあります。原稿と訳文に版や更新日を付け、変更した箇所を追えるようにします。過去の案内を再利用するときは、日付だけでなく、対象者、場所、申し込み方法も確認してください。
納品時は、編集できる原稿、配布用ファイル、用語や名称の一覧、確認事項を分けて保存します。学校が承認した名称や表現を残すと、次年度の更新や別の資料で表記をそろえやすくなります。旧版を誤って配布しないよう、最新版の場所を明確にします。
JOHOへの相談では、学校の種類、資料の用途、読み手、必要言語、配布方法、校内の確認担当者を共有してください。学校の情報を正しく伝えることと、家庭や学生が次の行動を取れることの両方を考えて、原稿と翻訳を整えることが大切です。
