会社案内や製品資料を複数の言語へ展開すると、訳文を作る以外にも、用語の共有、質問への回答、原稿変更、画面の確認などの作業が発生します。翻訳会社へどの工程を依頼し、社内で何を判断するかを明確にすると、案件全体を管理しやすくなります。多言語案件で整理したい工程を紹介します。
最初に、言語ごとの用途と完成条件を決める
複数言語をまとめて依頼する場合でも、すべての言語が同じ用途とは限りません。英語は海外拠点向けの詳しい資料、別の言語は一般消費者向けの短い紹介という場合もあります。対象国、読み手、媒体、使う場面を言語ごとに整理します。
完成条件には、本文の翻訳だけでなく、図や表の文字、画像の説明、リンク、入力フォーム、ダウンロード資料などを含めます。ウェブサイトでは、記事本文が翻訳されても、ボタンやエラーメッセージが残る場合があります。何を対象にするかを一覧にしてください。
ATAの依頼ガイドは、翻訳の目的や読み手を伝えることを勧めています。多言語案件では、共通の目的に加えて言語別の条件を残すと、翻訳者が対象読者を想定しやすくなります。英語版を作ればすべての地域に適すると考えないことが大切です。
用語と表記は、共通ルールと言語別ルールを分ける
社名、製品名、型番、サービス名など、全言語で共通に管理する情報を先に決めます。一方、日付、数値、呼びかけ、見出しの書き方などは、言語や対象地域に応じて調整する場合があります。共通化する対象と、地域に合わせる対象を分けておくと判断しやすくなります。
用語集には、原語、各言語の採用語、意味、使用箇所、参照資料、承認状況を記録します。単語の対応だけでは、同じ語が別の概念を指す場合に対応できません。採用済み、検討中、使用しない表現を区別し、未決の候補が確定語として広がらないようにします。
JTFの翻訳用語集では、スタイルガイドや翻訳メモリーなどの用語が説明されています。こうした仕組みを使う場合も、登録した内容が正しいか、現在の製品や用途に合うかを確認します。過去の訳文を再利用できることと、確認が不要になることは同じではありません。
共通の参考資料を更新した場合は、どの言語に影響するかを確認して通知します。ある言語で判明した原文の曖昧さが、他の言語にも関係することがあります。質問の回答を一社または一人だけに伝えず、必要な関係者へ同じ情報が届く経路を作ります。
照会を集約し、社内の判断を翻訳へ戻す
翻訳中には、主語が分からない、製品の仕様が資料によって違う、略語の意味が不明などの質問が出ます。翻訳会社には、質問を整理し、原文の位置と候補を示してもらいます。社内では、質問の種類ごとに回答できる担当者を決めます。
照会表には、質問番号、原文、対象言語、確認内容、回答、回答者、反映状況を残します。口頭で決まった内容も記録に戻してください。複数言語に共通する回答と、その言語だけに関係する回答を分けると、不要な混乱を防ぎやすくなります。
回答が間に合わない場合は、暫定訳と保留理由を明示します。翻訳者が会社の仕様や方針を推測して確定しないようにします。公開に影響する未決事項は責任者へ伝え、部分公開や延期などの判断が必要かを社内で決めます。
この分担では、翻訳会社が質問を整理する役割を担っても、製品仕様や取引条件を決める権限まで持つわけではありません。対応範囲を契約で明確にし、内容の決定者と作業の取りまとめ役を区別することが大切です。
原稿の変更は、言語ごとに追跡できる形で管理する
翻訳開始後に原稿が変更された場合は、変更前後の版と対象箇所を示します。修正された一文だけを送ると、前後の文章や表、見出しとの関係を確認できないことがあります。変更理由と、関連する資料への影響も共有します。
言語別の管理表には、原稿の版、翻訳中、照会待ち、確認中、承認済みなどの状態を記録します。「完了」という言葉だけでは、翻訳が終わったのか、社内確認まで終わったのか分かりません。状態の定義を決めて、関係者が同じ意味で使うようにします。
例えば、日本語の製品名を変更した場合は、英語、ドイツ語、中国語などで同じ名称が出る箇所を確認します。本文だけでなく、画像、ファイル名、リンク先の資料にも影響がないかを見ます。変更が少量でも、確認対象が広い場合があることを予定に含めます。
翻訳の確認と、表示の確認をつなげる
訳文の確認では、原文との対応、用語、数値、否定、条件、対象読者に合う表現を見ます。表示の確認では、改行、文字の欠け、表の崩れ、画像との対応、リンク、入力欄などを確認します。両者を一つの工程だと思い込むと、どちらかが抜ける場合があります。
翻訳会社がどこまで表示確認を行うかは、依頼条件によります。編集ファイルまで納品するのか、ウェブの確認用画面まで見るのか、修正を誰が反映するのかを決めます。実装担当者が文字を変更する場合も、言語担当者へ戻して確認する経路を設けます。
確認記録には、対象言語、版、画面やページ、問題、修正内容、再確認した結果を残します。機械的な検査でリンクや文字の不足を見つけることはできますが、専門内容や表現の妥当性まで自動的に合格したことにはなりません。実施した確認の範囲を正確に示します。
公開前には、社内の承認者が使用する版を確認します。参考訳、未確定の原稿、確認用プレビューを、そのまま正式な公開版として扱わないようにしてください。承認済みのファイルと、まだ判断が必要な事項を分けて引き渡します。
最終データと判断記録を、次の更新へ引き継ぐ
納品物には、最終訳文、編集可能なファイル、用語集、照会の回答、変更記録、未解決事項を含めるかを確認します。画像やフォントなどの素材を使う場合は、利用条件と入手元も整理します。ファイルが大量にあっても、最新版が分からなければ次回の更新に使いにくくなります。
引き継ぎでは、どの原稿の版から各言語を作成したか、誰が何を確認したか、どの部分を再利用できるかを明記します。翻訳メモリーなどのデータを受け取る場合は、形式、権利、機密情報の扱い、次回の利用方法を契約で確認してください。
JOHOへの相談では、言語数や文字数だけでなく、原稿の更新頻度、社内の回答者、制作担当者、公開までに必要な確認を共有してください。工程を具体的に分担すると、翻訳を一度きりのファイル納品で終わらせず、継続して更新できる資料として管理しやすくなります。
