英語の文書を扱うとき、すべてを外注する必要も、すべてを社内で抱える必要もありません。判断の軸は、文章の長さだけでなく、誰が何のために読み、誤りがあったときにどのような影響が生じるかです。英語翻訳を依頼する前に、社内で決めておきたい条件と確認の分担を整理します。
読むための翻訳か、相手に渡す翻訳かを分ける
海外の公開記事から概要をつかむ場合と、顧客へ製品の仕様を説明する場合では、求める確認の深さが異なります。まず「参考として読む」「社内判断の資料にする」「外部へ提出する」「一般に公開する」のどれに当たるかを、文書単位で書き出してください。
参考訳でも、投資や契約など大きな判断に使う部分は別に扱います。全体の概要は社内で確認し、判断に必要な条項だけ専門分野の翻訳を依頼する方法もあります。その場合は、抜粋部分の前後、定義、参照先を渡し、切り離したことで意味が変わらないようにします。
外部に渡す原稿では、正確さに加え、対象地域、読み手の知識、文章の調子、レイアウトなどを決めます。商品説明なら実際の仕様、会社案内なら承認された社名や事業内容が基準です。英語として自然でも、会社が約束していない性能を加えてはいけません。
ATAの言語サービス案内では、文書を扱う翻訳と、話し言葉などを扱う通訳を区別しています。会議で話す支援まで必要な場合は、資料の翻訳とは別に、通訳の方式や時間、準備資料を相談してください。
誤りの影響を、文書の中でも分けて考える
同じマニュアルの中でも、会社紹介と安全上の注意では誤りの影響が違います。「誤った場合に誰が困るか」「訂正できるか」「金銭、権利、安全に関係するか」を確認すると、重点的に確認する箇所が見えてきます。ページ数だけで作業を均等に分けないことが大切です。
例えば、社内の会食案内であれば日時と場所が重要です。製品の操作説明なら、操作の順番、禁止事項、数値、対象機種を優先します。契約に関係する文書では、当事者、条件、義務、例外、期限などを重点的に照合します。確認項目を具体的な内容に落とし込みます。
法務や医療などの文書では、翻訳を確認する人と、内容の妥当性を判断する専門家を区別します。翻訳会社を使えば、法律上の有効性や医学的な適切さまで自動的に承認されるわけではありません。必要な専門確認を見積もりと日程に含めるか、別途手配するかを決めます。
判断が難しいときは「不明」の欄を残します。例えば提出先が認証付きの訳文を求めるか不明なら、先に受け入れ条件を確認します。不明な条件を推測で埋めて翻訳を始めるより、確認事項と暫定の作業範囲を切り分けるほうが修正の負担を抑えやすくなります。
社内にある知識と、足りない作業を整理する
英語が得意な社員がいても、その人が業務時間内にすべての翻訳と校正を担えるとは限りません。専門用語を判断できる人、英語の表現を確認できる人、最終的な公開を承認できる人がそれぞれいるかを確認します。一人に集中する場合は、確認漏れを防ぐ工程を考えます。
一方、製品の仕様や社内の意思決定は、外部の翻訳者だけでは分からないことがあります。外注する場合も、質問への回答窓口を社内に置きます。「英語を全部任せる」という依頼より、専門用語の候補を翻訳側が示し、製品担当者が採否を決める分担のほうが具体的です。
初稿の作成、対訳の照合、対象言語の文章調整、図表の編集、公開画面の確認を分けて依頼することもできます。どこまでが依頼料金に含まれるかを確認し、社内で残す工程の担当者と期限を決めます。翻訳済みのファイルが届くことと、公開準備が終わることは別です。
AIや翻訳サイトを使う場合も、確認できる範囲を決める
機械翻訳や生成AIを使うかどうかは、目的、情報の扱い、確認体制を踏まえて判断します。公開情報の概要把握に使う場合でも、数値、固有名詞、否定、条件の訳を原文で確かめます。訳文が読みやすいことだけでは、意味が正しいかは判断できません。
顧客情報や未公開資料を外部サービスへ入力する前に、会社の利用ルール、契約、保存や学習利用の条件を確認します。無料か有料かだけで機密性を決めつけず、実際に使うサービスとプランの条件を確認してください。判断できない情報は入力を保留します。
自動翻訳の修正を依頼する場合は、原文も必ず渡します。英語だけを整える作業では、原文から抜けた内容や意味の逆転を見つけられない場合があります。利用したツール、修正の履歴、未解決の箇所を伝え、通常の翻訳とどの工程が異なるかを相談します。
見積もりは、成果物と確認方法をそろえて比べる
比較する依頼条件には、言語方向、分野、分量、ファイル形式、用途、希望日、確認工程、納品形式を含めます。価格だけを並べると、片方は翻訳のみ、もう片方は対訳照合や図表編集を含む、といった違いを見落とします。追加修正の条件も確認してください。
JTFの翻訳品質評価ガイドラインは、依頼側と受注側が品質について共通の認識を持つための参考です。実務では、重視する点を事前に言葉にし、納品後にどの資料を使って何を確認するかまで合意しておくと、評価のずれを減らせます。
依頼前の整理表には「文書名／使用目的／誤りの影響／社内で確認する人／外注する工程／未確認事項」を一行ずつ記入します。これにより、すべてを同じ仕様で依頼せず、必要なところに確認時間を配分できます。この整理表は社内検討の一例で、固定の評価制度ではありません。
納品後の承認と、次回に残す記録を決める
納品時は、依頼したファイルがそろっているか、照会への回答が反映されたか、保留事項が残っていないかを確認します。数値、氏名、会社名、日付などは社内資料と照合します。公開用の文書なら、実際の画面や印刷物で見出し、改行、リンクも確認します。
修正を依頼するときは、対象の版、箇所、変更理由、採用したい表現をまとめます。好みの変更と原文に対する誤りを分けると、判断が伝わりやすくなります。最終版と承認済みの用語を保存し、次回の依頼に同じ基準を渡してください。
JOHOへの相談では、原稿に加え、用途、読み手、社内で確認できる範囲、必要な専門確認を共有してください。外注の価値は、社内の判断までなくすことではなく、必要な工程を明確にして、確認できる形の訳文を用意することにあります。
