契約書、顧客の情報、未公開の研究資料などを英語へ翻訳する場合は、訳文の品質とともに、原稿がどこで誰に扱われるかを確認する必要があります。秘密保持について合意していても、共有の方法や使用する道具が不明なままでは、運用を判断できません。
2026年10月31日を基準に、翻訳を依頼する前から納品後までの情報管理の確認点を紹介します。個別の法的義務や契約の適否は、情報の種類と関係する国・地域に応じて、自社の法務・情報管理担当者へ確認してください。
送る前に情報の種類と対象範囲を整理する
まず、原稿にどのような情報が含まれるかを確認します。氏名や連絡先だけでなく、取引条件、設計、研究内容、人事情報、識別番号なども対象です。公開済みの情報と未公開の情報が一つのファイルに混在している場合もあります。
見積もりの段階で必要な資料と、正式発注後に渡す資料を分けられるか相談します。内容を伏せた見本で相談する場合は、分量、専門性、レイアウトの難しさが分かる範囲を残します。伏せた部分によって見積もり条件が変わる可能性も伝えてください。
名前を消しただけで十分に匿名化できるとは限りません。職種、日付、経歴、事件の説明などの組合せから対象が分かる場合があります。翻訳に不要な情報を減らす際も、文脈が失われて誤訳につながらないよう、管理担当者と翻訳側で対象を調整します。
契約と実際の取扱体制を合わせて確認する
秘密保持の合意では、対象情報、利用目的、共有できる人、再委託、保存、返却・削除、問題発生時の連絡などを確認します。契約の名前だけで判断せず、今回の作業がその範囲に入っているかを確かめます。見積もり時の資料も扱いを明らかにしてください。
個人情報保護委員会の通則編は、個人データの取扱いを委託する場合の必要かつ適切な監督を説明しています。契約だけで完了とせず、委託先の取扱状況を把握することが重要です。すべての秘密情報が同じ法律上の「個人データ」に当たるわけではない点にも注意します。
確認する内容は、情報の性質や規模によって調整します。公開用パンフレットと、個人の健康情報を含む資料では、必要な確認が同じとは限りません。必要な管理水準を自社で整理し、その条件に対応できるかを依頼先へ確認します。
再委託とクラウドの利用範囲を把握する
翻訳、校正、専門確認、レイアウトなどを別の担当者が行う場合、原稿を閲覧する人が増えることがあります。誰がどの工程を担当するか、必要な範囲だけを共有できるか、外部協力者や別会社への再委託があるかを確認します。
クラウド上の共有、翻訳支援、文字認識、ファイル変換にも目を向けます。翻訳そのものを人が行っていても、補助作業で外部サービスへ原稿が送られる場合があります。保存される場所、閲覧権限、契約条件が、社内のルールに合っているかを確認してください。
海外での取扱いが関わる場合は、所在地だけで一律に安全・危険と決めず、適用される法令や契約、取扱実態を専門担当者と確認します。一般的な確認表だけで、個別の越境移転の要件を満たしたと判断しないようにします。
AI利用の可否を作業前に決める
生成AIや機械翻訳の利用を許可するか、どの情報を入力できるか、どの環境なら使えるかを明示します。下訳だけでなく、用語の候補出し、要約、文章の校正などに使う場合も対象です。禁止する場合は、原稿を含む補助作業にも適用されるかを確認します。
個人情報保護委員会の2023年の注意喚起は、生成AIへの入力情報や利用規約の確認を求めています。実際の学習利用、保存、削除などの条件は、サービス、契約、設定によって確認する必要があります。料金の有無だけで安全性を判断しないようにします。
| AI利用の確認 | 決める内容 |
|---|---|
| 対象 | 入力してよい文書と除外情報 |
| 環境 | 使用を認めたサービス・契約・設定 |
| 用途 | 下訳、校正、要約などの許可範囲 |
| 確認 | 出力を原文と照合する担当と方法 |
AIを使用しないという回答でも、閲覧権限や送信方法の確認は必要です。道具の選択と、情報管理全体の適切さは分けて考えてください。
受け渡しと作業中の共有を管理する
資料を送る前に、宛先、添付ファイル、対象版を確認します。共有リンクを使う場合は、必要な人だけが見られる設定か、期限や再共有の扱いはどうかを確認します。実際に許可された相手が開けることも確かめ、権限を広げすぎて解決しないようにします。
作業中の照会にも機密情報が含まれる場合があります。質問だけなら安全と考えず、原文の引用や画像の切り抜きにも同じルールを適用します。社内の関係者が増える場合は、閲覧が必要かを確認し、別案件の資料を混在させないようにします。
IPAの中小企業向け情報セキュリティ対策ガイドラインには、クラウド利用や事故対応を検討する資料も用意されています。自社の規程を整える参考にできますが、個別の翻訳会社がその管理を実施している証拠として扱わないでください。
納品後の保存と問題発生時の連絡を決める
納品が終わっても、原稿、訳文、作業用ファイル、用語集、バックアップなどが残る場合があります。どれを、何の目的で、いつまで保存するかを決めます。継続案件で再利用したい資料と、作業後に削除する資料を区別してください。
削除を求める場合は、対象、期限、確認方法を合意します。バックアップ等の扱いは通常の作業フォルダと異なる場合があるため、実際に実施できる範囲を確かめます。保存が必要な理由や法令上の要件がある場合は、管理担当者と調整します。
誤送信などが疑われた際は、依頼先と社内のどこへ連絡するかを事前に決めます。JOHOへ機密文書の翻訳を相談する際は、原稿を送る前に情報の種類と必要な管理条件をお伝えください。契約、道具、共有、保存がつながった運用を確認することが大切です。
