英語の資料を継続して作る企業では、一度の翻訳を完成させることに加え、次回も同じ製品名や説明を使えることが大切です。部署ごとに別の訳語が採用されたり、担当者の交代で判断の理由が分からなくなったりすると、毎回の確認に時間がかかります。
2026年10月31日を基準に、翻訳会社と継続して仕事を進めるための社内運用を紹介します。新しい仕組みを一度に増やすより、原稿・承認・改訂がどこで止まるかを見ながら、必要な記録を整えていきましょう。
窓口と内容の責任者を決める
窓口は、原稿の受け渡し、日程、照会の集約を担当します。一方、製品仕様、価格条件、法務などの内容を確定する人は別の場合があります。一人の窓口がすべてを判断する必要はありませんが、誰へ質問を回せばよいかを把握しておく必要があります。
部署から原稿が集まる場合は、窓口を通すタイミングを決めます。翻訳開始後に別の担当者が旧版を送り直すことがないよう、翻訳へ渡した版を記録します。急ぎの変更でも、対象ファイル、変更箇所、変更理由をそろえて伝えます。
承認者が不在の場合の代行者と、判断できない場合の扱いも決めておきます。「返答がなかったので承認」とする運用を当然とせず、未回答を残したまま掲載してよいかを個別に確認します。連絡を集約することと、内容の承認を代行することを混同しないようにします。
用語集は採用理由と使用範囲を残す
用語集には、日本語と英語だけでなく、製品、分野、説明、採用日、承認者を記録します。同じ言葉でも、画面上のボタン名、契約上の定義、宣伝文では使い方が異なる場合があります。どこで使う語なのか分かる情報があると、機械的な置換を防げます。
未確定の候補と承認済みの語は分けます。過去の資料に登場しただけの表現を、すべて正式名称として登録しないようにします。旧称を残す必要がある場合は、適用期間や対象製品を付け、新規文書で使わないことが分かる状態にします。
たとえば製品Aの操作画面では特定の英語名が決まっていても、一般向け説明では補足が必要な場合があります。用語集に画面表記と説明用の表現を併記し、使い分けを示します。定義や根拠が不明な用語は、そのまま「未確認」として照会へ回します。
表記ルールと文章の語調を合わせる
会社名、日付、単位、見出しの大文字、数字の区切りなど、繰り返し判断する項目をまとめます。英語資料では、想定する読者や地域に合わせて表記を決めます。全世界で一つの書き方が唯一正しいと考えるより、使用先に合うルールを一貫して運用することが実務的です。
和訳では、JTF日本語標準スタイルガイドが表記統一の参考になります。これは日本語表記の指針であり、そのまま英語のルールとして使うものではありません。自社の既存ルールがある場合は、どちらを優先するかを明記します。
語調は、営業資料、操作説明、社内通知などで変わります。「親しみやすく」だけでは判断が難しいため、承認済みの短い例文を添えます。ただし例文は、意味や条件を変えてまで似せるためのものではありません。原文の内容を守ることを前提にします。
照会と修正を次の担当者が読める形にする
照会には、対象の版、場所、原文、疑問点、候補、回答欄を設けます。回答の履歴がメールに分散している場合は、確定した内容を一覧へ反映します。口頭の回答も、重要な条件であれば短い記録にして確認します。
| 記録 | 残す内容 |
|---|---|
| 照会 | 場所、疑問、候補、回答、回答者 |
| 修正 | 修正前後、理由、影響する資料 |
| 用語 | 使用範囲、採用状態、根拠 |
| 承認 | 対象版、確認範囲、未確定事項 |
「好みの変更」と「誤訳の訂正」を分けると、改善点を判断しやすくなります。どちらも記録する価値はありますが、同じ原因として数えると、翻訳担当へ何を伝えればよいかが不明確になります。原文が変わった修正も別に整理します。
改訂では変更箇所と周辺を確認する
同じ資料の改訂では、旧原稿、旧訳、改訂原稿をそろえ、変更箇所を示します。変更した文だけでなく、表、図、参照番号、関連する説明も確認します。名称を変えたのに図の中だけ旧称が残る、本文の条件が変わったのに要約が古い、といった不整合を防ぎます。
ATAの翻訳発注ガイドも、制作途中で原稿が変わる場合の版と変更点の明示を勧めています。小さな修正でも、どの版をもとに作業したかが分かる形にすることが重要です。
過去訳を再利用するときは、内容が現在も有効かを確認します。翻訳メモリなどに保存された文も、承認状態、対象製品、時期が違えばそのまま使えません。再利用できる資産を増やすことと、古い判断を自動的に採用することは別です。
完成後の振り返りを小さく続ける
納品後は、繰り返し起きた照会、修正の原因、原稿確定の遅れ、掲載時の問題を振り返ります。件数だけで評価するのではなく、重大な条件の誤りと表記の調整を分けます。一つの案件で分かったことを、次の用語集や依頼書へ反映すると、確認の重複を減らせます。
担当者が交代するときは、最新の原稿・訳文だけでなく、用語集、表記ルール、未回答の照会、承認履歴を引き継ぎます。不要な旧版は保存先を分け、現行の資料を見つけやすくします。保存期間や閲覧権限は、社内規程と契約に合わせて管理します。
JOHOへ継続案件を相談する際は、更新頻度、資料の種類、社内の確認体制、既存の用語資料を共有してください。特定の担当者の記憶に頼らず、判断を資料に残すことが、英語翻訳を安定して続けるための基盤になります。
