英語翻訳を頼みたいとき、最初に用意するのは原稿のファイルです。ただし、同じ「PDF10ページ」でも、文字を取り出せる資料と、紙を撮影した画像では必要な作業が違います。訳文をどの形で使いたいかによっても、準備する資料は変わります。
ここでは2026年10月31日を基準に、見積もりや制作に入る前の原稿点検を説明します。翻訳方法の優劣を一律に決めるのではなく、手元の資料が読めるか、編集できるか、対象がそろっているかを確かめましょう。
原稿を開き文字を選択してみる
PDFでは、本文の一部を選択して、別の文書にコピーしてみます。画面では読めても文字を選べない場合、ページ全体が画像になっている可能性があります。逆にコピーできても、文字化けや読み順の乱れがあれば、そのまま翻訳へ渡せるとは限りません。
見出し、段組み、表、脚注など、異なる箇所を試します。横向きの表だけ文字が崩れる、本文は取り出せるが図の中の文字は出てこない、といった混在もあります。点検結果を「画像のページは3・7ページ」のように具体的に伝えると、作業範囲を相談しやすくなります。
W3CのPDF向け技術解説は、スキャン画像からOCRで文字を取り出す方法を示しています。ただし、文字認識と翻訳は別の処理です。OCR後に文章らしく見えても、原画像との照合が必要です。
OCRで読み取った内容を原画像と比べる
OCRは画像の文字を機械的に認識する処理です。薄い印刷、斜めの撮影、手書き、細かな表、印影と重なった文字などは読み違いが起こり得ます。たとえば数字の0と英字のO、1と小文字のl、マイナス記号と横線は、文脈だけで判断しないようにします。
認識した文字だけを翻訳に渡すと、誤認識が元の文章として扱われてしまいます。原画像と文字データをセットにし、不鮮明な位置をページ番号や表の行で示します。判読できない箇所は、その状態を明記して依頼者に確認します。意味が通るように推測で埋める方法は避けてください。
撮り直せる場合は、ページの四隅が入り、影や反射がなく、細かな文字まで読める画像を準備します。複数ページは順番をそろえ、裏面や別紙の有無も確認します。公的書類の原本そのものへ書き込みを加える必要はなく、点検用のコピーに位置を示します。
編集できる元データと完成見本をそろえる
WordやPowerPointがあるなら、PDFだけでなく元データも用意します。元データは文字の置換やレイアウト調整に役立ち、PDFは見た目の基準になります。フォントの置き換わりや図の位置が変わった際にも、どちらが正しい姿か確認できます。
ただし、拡張子がWordでも全ページが画像で貼られていることがあります。PowerPointでも、図表の一部だけ画像という場合があります。図の編集元、表計算ファイル、使用画像などが残っていれば、扱える範囲を確認してください。元データがない場合は、再作成や注記で対応する箇所を相談します。
| 手元の資料 | 確認すること |
|---|---|
| 文字の選択、ページ順、図の文字、判読性 | |
| Word | 本文、表、脚注、コメント、変更履歴 |
| PowerPoint | 図表の編集可否、ノート、非表示スライド |
| 画像 | 解像度、欠け、影、原稿の順序 |
翻訳対象と参考資料を区別する
対象ファイルを一つの一覧にし、ファイル名、版、ページ数、翻訳する範囲を記録します。本文だけでなく、表の見出し、図注、ヘッダー、フッター、別紙も確認してください。コメントや発表者ノートを翻訳するかは、本文からは判断できないため指定します。
参考にする過去訳や用語集は、翻訳対象とは別にまとめます。過去訳に古い製品名が残っている場合は、優先して使う資料を示します。「参考」とだけ書いた文書に承認済み表現が含まれるなら、どの箇所を守るのか説明します。
差し替えの予定があるページは、確定した部分と分けます。原稿を更新したら、日付だけでなく版を付け、変更した箇所を伝えます。同じファイル名のまま繰り返し送ると、翻訳した版との対応が分からなくなることがあります。
機密情報を送る経路も準備に含める
原稿には、取引条件、顧客情報、研究内容などが含まれることがあります。見積もりの段階で全文を渡す必要があるか、概要や機密部分を伏せた見本で相談できるかを確認します。ただし伏せた部分により作業量や難しさが変わる場合は、その点も伝えます。
文字を取り出すためだけに、未承認のオンラインサービスへアップロードしないようにします。個人情報保護委員会の生成AIに関する注意喚起も、入力情報の取扱いと利用規約の確認を求めています。翻訳、OCR、ファイル変換それぞれで、社内の利用ルールを確認してください。
受け取りたい形を依頼時に伝える
訳文を読むだけなのか、社内で編集するのか、印刷するのか、Webへ掲載するのかを伝えます。対訳表、編集できるWord、原稿に近いレイアウトのPDFなど、用途により適した納品形態は異なります。翻訳だけの依頼に、図の作り直しや掲載作業が含まれるとは限りません。
依頼前の点検で不明な点が残っていても、無理に解決する必要はありません。「7ページの小さな文字が読めない」「グラフの編集元がない」と具体的に共有すれば、原稿確認、文字起こし、再構成を含む対応を相談できます。
JOHOへ英語翻訳を相談する際は、対象一覧、元データ、完成見本、参考資料、希望する納品形式をお送りください。扱いづらい原稿ほど、初めに状態と対象をそろえることが、訳抜けや納品後の作り直しを防ぐ土台になります。
