法律に関わる文書を翻訳するとき、最初に伝えたいのは文書名だけではありません。社内で内容を理解するためか、交渉に使うのか、署名する契約書なのか、公的機関に提出するのか。用途によって、確認すべき担当者と成果物の条件が変わります。
英文が読みやすいこと、原文の意味が正しく伝わること、条項が法的に有効であること、提出先が書類を受理することは、それぞれ別の確認事項です。ここでは法律文書の翻訳を手配する立場から、その違いを整理します。個別の契約や申請への法律判断を提供する記事ではありません。
社内の参考訳では、未確認の意味を残して読める形にする
取引先から受け取った契約案を、社内で検討するために訳す場合があります。この段階では、原文の条項番号、定義語、参照先を対応させ、どこに何が書かれているかを読み手が追える形にします。要約を作る場合も、全文訳とは分けて表示します。
不明な言葉を読みやすい表現へ置き換え、疑問がないように見せることは避けます。例えば定義が見つからない語や、参照している別紙が提供されていない箇所は、その状態を記録します。訳文を読む人が、資料が足りないことに気付けるようにするためです。
参考用であっても、義務、禁止、例外、金額、期間などの意味を省いてよいわけではありません。一方、参考訳が完成したからといって、契約案の内容が社内で承認されたことにはなりません。検討用の版と、承認済みの版を分けて管理します。
交渉に使うなら、相手の文と自社の修正案を区別する
契約交渉では、原案の翻訳、相手への質問、自社が希望する修正文が同じファイルに並ぶことがあります。これらを混ぜると、まだ合意していない条件が、相手の原案に含まれていたように見えるおそれがあります。原文にある内容と提案した内容を、変更履歴やコメントで区別します。
翻訳者が文法を整える過程で、義務の主体を追加したり、曖昧な条件を一方的に決めたりしないようにします。「誰が負担するか不明」という問題は、自然な英文を選ぶだけでは解決しません。候補訳を示す場合も、どの解釈を前提とするかを説明します。
交渉後は、採用された修正と取り下げられた修正を整理します。日本語側だけに反映した合意や、古い英語版に残った条件がないかを照合します。会議で決まった内容を反映する場合は、その決定を確認できる記録と承認者を共有します。
署名する文書は、翻訳の確認と法律上の判断を分ける
署名に使う文書では、どの言語の版が契約の一部となるのか、複数言語で差が出た場合の扱いが定められているかを確認します。翻訳者が一般的な慣行を理由に、一方の言語を優先する条項を追加することはできません。必要な取り決めは当事者と法律専門家が判断します。
確認の担当も分けます。翻訳担当は原文との意味の一致、用語、参照先などを確認し、法律専門家は対象の法に照らした条項の効力やリスクを検討します。事業部門は、納入条件や実際に履行できる作業範囲を確認します。英語の母語話者による読み直しだけで、これら全部の確認が完了するわけではありません。
最後の修正が入ったら、署名用の版で再確認します。校閲を終えた文書と署名した文書が違っていては、確認の記録を使えません。本文、別紙、添付の仕様書、日付や当事者名を含め、最終版として何を確定したかを記録します。
法令英訳は、参考になる範囲と時点を確かめる
日本法令外国語訳データベースシステムは、法律用語や日本法令の英訳を調べる資料です。ただし掲載翻訳は正文ではなく、法的効力を持つのは日本語の法令自体と案内されています。英訳が掲載されていることを、その英文が法的な正文である証拠にはできません。
また、最終改正版ではない法令も含まれています。今の取引を説明するための資料なのか、過去の契約時点を確認する資料なのかで、参照する版を選びます。条文の番号や用語を見つけたら、原文の制度と時点が一致するかを確認します。
法令の説明文と、当事者が独自に定めた契約上の定義も区別します。一般的な訳語があっても、契約の中で特別な意味が与えられていれば、その定義を保つ必要があります。訳語の根拠を共有し、専門家が判断する箇所を明確にします。
公的提出用は「証明があるか」より具体的な要件を確認する
提出先が翻訳の証明を求める場合、誰が、何について、どの形式で証明する必要があるかを確認します。Certified Translationという表現だけから、世界共通の一枚の証明書を想定することはできません。手続きの公式案内と、必要に応じた提出先への照会を根拠にします。
例えば英国政府の文書証明の案内では、翻訳を証明する際に、原文の正確な翻訳であること、翻訳の日付、翻訳者の氏名と連絡先を文書で示すよう説明しています。これは英国の当該案内の例であり、他国やすべての手続きに同じ条件を当てはめるものではありません。
同じページでは原本の写しの証明も別に説明されています。写しが原本と一致することの証明と、翻訳内容についての証明は、対象が違います。公証、公印確認、アポスティーユなどが必要とされる場合も、翻訳証明と同じものとして一括せず、提出先が指定する条件を確認します。
提出先から届いた指示は、要約だけでなく元の案内も共有します。「証明が必要」という短い連絡に置き換えると、署名者や記載事項などの条件が抜けることがあるためです。
依頼票に、用途・確認者・納品条件をまとめる
依頼時は、文書の全体、別紙、使用する国や機関、用途、指定された形式をそろえます。氏名の表記、原本と写しのどちらを扱うか、判読できない箇所の表示方法も確認します。翻訳者の署名や証明文は、権限と要件を確認せずに追加しません。
既に訳文がある場合も、全文を確認したうえでの修正と、証明の可否は依頼先に相談します。どの会社でも他者の訳を証明できない、あるいは必ず証明できる、とは断定できません。対応範囲、確認の工程、料金、日程を個別に確かめます。
翻訳を受け取った後は、未回答の照会事項と最終承認の状態を確認します。必要な内容確認と提出要件を一つずつ対応させることが、法律文書を目的に合う形で用意するための実務になります。
