外国人を日本国内で雇用するとき、英語の雇用契約書を用意する目的は、採用した人と会社が同じ条件を理解できるようにすることです。日本語の書類を英語へ置き換えるだけでなく、勤務地や業務、契約更新、賃金、休暇などが、労働条件通知書や就業規則と一致しているか確認します。
この記事は、日本での雇用を想定した翻訳準備を扱います。海外の現地法人で締結する契約は、適用される法律や必要な記載が異なるため、同じひな形をそのまま使う前提にはしません。
雇用契約書と労働条件の明示を分けて確認する
雇用契約書の名称や署名欄があることと、必要な労働条件が適切に明示されていることは別です。厚生労働省の説明では、契約締結時に賃金、労働時間などの条件を明示する義務と、一定の事項を書面で交付する原則が示されています。労働者が希望する場合には、書面として出力できる電子メール等による明示も可能とされています。
依頼時には、雇用契約書だけでなく、労働条件通知書、参照する就業規則、給与・手当の説明資料をそろえます。一つの書類で複数の役割を兼ねる場合も、必要事項が満たされているかは労務担当者や専門家が確認します。翻訳者が不足条件を独自に書き足すことは避け、原文のどこを修正する必要があるか照会します。
たとえば求人票では勤務地を限定していたのに、契約書には広い転勤範囲が書かれている場合、訳語の問題だけでは解決できません。日本語側の条件を誰が確定するかを先に決め、確認できた内容を英語版へ反映します。
就業場所・業務の変更範囲を訳し落とさない
2024年4月からの労働条件明示ルールでは、雇入れ直後の就業場所・業務に加え、その変更の範囲が明示事項に加わりました。有期契約では更新上限の有無・内容、無期転換申込権が発生する更新時には申込機会と転換後の条件なども確認対象です。どの事項をいつ明示するかを、契約の種類に合わせて整理します。
英訳では「就業場所」と「変更の範囲」を一つの勤務先欄にまとめないことが大切です。「東京事務所」と「会社の定める事業所」は異なる範囲を示します。変更がないのか、特定地域に限定されるのか、別紙に列挙するのかを原文から確認し、英語でも同じ区別を残します。
更新についても「更新する場合がある」を自動更新の約束に変えないよう注意します。更新判断の基準、更新回数の上限、通算契約期間の上限は、それぞれ対応する欄を設けます。原文で空欄の箇所を「制限なし」と推測して埋めることはできません。
英語のひな形は用語の参考として使う
厚生労働省は、英語併記の労働条件通知書を公開しています。契約期間、更新条件、就業場所、業務内容などの欄を確認する資料になります。ただし、ひな形を入手しただけで、自社の雇用条件や個別の契約が適法であると確認されたわけではありません。
自社の英文用語が既に決まっている場合は、参考様式との差を整理します。たとえば職位を示す名称と、雇用区分を示す名称を混ぜないようにします。「無期雇用」と「正社員」を常に同じ意味で扱うと、契約期間と待遇区分の違いが伝わらなくなる場合があります。社内制度の定義を確認してから表記を統一します。
就業規則の条文を参照する箇所は、規則名、条番号、適用される版を記録します。英訳した契約書にだけ古い条番号が残ると、読者が別の規定にたどり着いてしまいます。添付資料を英語化する範囲と、説明時に利用する資料も決めておきます。
金額・時間・控除は、説明の単位まで合わせる
賃金の確認では、基本給、手当、割増賃金、支払日、締切日、控除に関する説明を分けて読みます。月額・日額・時間額の違い、通貨、対象期間、条件付きの支給かどうかを照合します。原文にない手取り額を計算して加えたり、賞与の可能性を確定した支給の約束に変えたりしないようにします。
外国人雇用管理指針の2026年10月1日改正版は、主要な労働条件を外国人が理解できる方法で明示するよう努めることに加え、税金や保険料など賃金に関係する取扱いも理解できるよう説明することを示しています。英語を使えば誰にでも伝わるとは限らないため、本人が理解できる言語や説明方法を確認します。
| 確認箇所 | 原文と照合する内容 |
|---|---|
| 賃金 | 金額、通貨、計算単位、支給条件、控除の説明 |
| 勤務時間 | 始業・終業、休憩、交代制、時間外労働の扱い |
| 休暇・休日 | 休暇と休日の区別、条件、関連規程の参照先 |
| 契約終了 | 期間満了、更新しない場合、自己都合退職、解雇の区別 |
本人への説明と、就労資格の確認を別に進める
契約書への署名や氏名の取得だけでは、予定する業務に就くことが認められるかを確認できません。厚生労働省の外国人雇用の案内では、在留カードや旅券等による確認を案内しています。翻訳の依頼と、採用・在留資格に関する手続の担当を分けて管理します。
説明の際は、契約期間、配属、賃金、更新条件などについて本人から質問できる機会を設けます。「英語版を渡した」「署名を得た」という事実と、「どの条件について説明したか」を区別して記録すると、認識の差を振り返りやすくなります。質問の回答で条件を変更する場合は、口頭説明だけで終わらせず、確定した原文と訳文を更新します。
納品時は二言語の対応と未回答事項を確認する
翻訳会社には、適用される国・地域、使用目的、雇用区分、原文の確定状況、希望する対訳形式、専門家の確認予定を伝えます。翻訳担当者は意味と用語の対応を確認し、法的有効性や労務制度の判断は、権限と専門性を持つ担当者へ確認します。専門家との提携や監修が必要な場合は、実際の提供範囲を個別に確かめてください。
最終確認では、日付、氏名、会社名、金額、選択欄、別紙番号、署名欄、変更履歴を点検します。二言語のどちらを優先するかなどの条項も、翻訳者の判断で追加しません。照会中の箇所が残る場合は、暫定訳と質問、回答担当者を示し、説明用の草稿と締結に使う版を明確に分けます。
翻訳用に渡す情報は、確認に必要な範囲に絞ります。見本を使う場合も、実際の応募者の氏名や住所を不用意に残さず、受け渡し先と保存方法を社内で確認してください。
