日本語の提案資料を英語にするとき、文章を置き換えるだけでは、会議で伝えたいことが届かない場合があります。聞き手が初めて知る社内用語、説明のないグラフ、発表者だけが理解している前提が残るからです。英語圏の人は全員同じ話し方を好む、という見方ではなく、相手の知識と会議の目的から資料を組み直しましょう。
英語での商談、海外拠点への説明、国際会議では、画面に出す短い言葉と、口頭で補う説明を分けることが実用的です。ここではPowerPointなどの編集できる原稿を使い、内容を短くしながら条件や根拠を落とさない手順を紹介します。
まず「聞いた後に何をしてほしいか」を決める
承認を得たいのか、比較案を相談したいのか、実施手順を理解してほしいのかで、必要な情報は変わります。例えば予算承認の会議なら、最初に提案額と判断してほしい事項を示し、その後に効果、前提、代替案を説明できます。研修であれば、安全上の注意や操作の順番を先に扱うほうが適切なこともあります。
「英語だから必ず結論を最初に」という固定ルールだけで並べ替えると、説明上必要な前提が抜けます。依頼時には聴衆の役職、専門知識、使用言語、持ち時間、質疑の有無を伝えます。国内の部署名や略語は、国外の同僚にも通じるとは限りません。初出の説明を残すか、図に置き換えるかを決めてから翻訳すると、後で大きく戻す作業を減らせます。
短くする場所と、残すべき条件を分ける
Microsoftのプレゼンテーション作成の案内は、スライド上の文章を簡潔にし、聞き手が読める文字を使うことを勧めています。ただし、主語や冠詞を機械的に削ればよいわけではありません。見出しや箇条書きは句で表現できますが、責任主体、否定、比較対象、実施条件が消えないかを確認します。
例えば「追加承認を得られれば、来期に試験導入する」という案を単に「Launch next quarter」とすると、承認前の予定が確定事項のように見えます。説明用の創作例なら「Pilot next quarter, subject to approval」のように、試験段階と条件を残す方法があります。語数だけでなく、聞き手がどの程度確実な話として受け取るかを比べてください。
英語はアルファベットを用いる言語であり、漢字のように一文字ごとに意味を担う文字体系として説明するのは適切ではありません。日本語の文字数から英語の行数を一律に予測することも困難です。まず自然な英語を作り、同じ枠に収めにくい箇所を編集者と相談するほうが、内容を失いにくくなります。
スライドと発表者ノートに別の役割を持たせる
画面には主張、比較、判断材料を置き、発表者ノートには背景、具体例、話のつなぎを記載します。スライドの英文をそのまま読み上げる原稿にすると、画面の情報と音声が重複し、重要な点が埋もれがちです。反対に、重要な条件を口頭説明にだけ置くと、資料を後から読む人に伝わりません。
投影用と配布用を兼ねる場合は、補足ページや脚注で条件を残します。質疑に備える資料には、想定質問と回答の根拠も整理しましょう。売上予測の前提を問われたときに、発表者がその場で数値を推測しなくて済むようにします。発表者ノート、非表示スライド、図の内部文字まで翻訳対象かどうかを、見積もり前に明らかにしておくことも大切です。
図表は英語のラベルと数値の意味を一緒に確認する
グラフには通貨、単位、対象期間、対象地域、連結・単体などの集計範囲を残します。「前年同期比」と「前四半期比」、「売上高」と「利益」は交換できません。億・万で表した日本語の値をmillionやbillionへ変更する場合は、桁の換算と軸ラベルを同時に照合します。図の見た目だけを変えて元データを修正し忘れることにも注意が必要です。
表のセル、注記、凡例、図形内の文字を一つの確認表にまとめると、翻訳漏れを見つけやすくなります。出典名や調査年も残し、最新版へ差し替える場合は依頼者の承認を得て数値を更新します。翻訳担当者が根拠なくグラフを新しい数値に作り替えることは避け、元資料の修正と訳文の修正を対応させます。
文字の収まりと読みやすさは実際のファイルで確かめる
Microsoftのフォント変更の説明では、スライドマスターを使う方法などが案内されています。マスターが複数ある資料は、それぞれを確認する必要があります。一括置換後も、図表のラベル、貼り付けた画像内の文字、特殊記号が同じように変更されるとは限りません。小さな文字にして押し込む前に、表を分割する、短い表現へ編集する、補足へ移す方法を検討します。
アクセシビリティの案内を参考に、色だけで意味を区別しない図表、十分な文字と背景の差、画像の説明も確認しましょう。読み上げを利用する人には、見た目の配置だけでなくオブジェクトの読み上げ順序が関わります。自動生成された代替テキストは、図表の結論や数値を適切に説明しているか、人が見直します。
納品前は「英語として正しい」と「発表できる」を分けて確認する
最終確認では、訳文の意味を原文と照合した後、スライドショーで全ページを表示します。改行、文字切れ、脚注、アニメーションの順序、画面共有時の読みやすさを確かめ、発表者が声に出して時間を測ります。資料を読む速さと、専門用語を説明しながら話す速さは同じではありません。
依頼時には編集可能な元ファイル、過去の英語資料、固有名詞の表記、数字の確定版をそろえてください。納品形式をPowerPoint、PDF、発表原稿のどれにするか、どこまで表示確認を行うかも合意します。英訳とレイアウト確認を別々の担当者が行う場合でも、修正後に両方の内容が一致した状態で受け渡すことが、実際の会議で使える資料につながります。
オンライン会議では、参加者が小さな端末で資料を見る場合もあります。共有画面だけに頼らず、事前配布する版と発表時の版をそろえ、質問を受けるページ番号を示すと進行しやすくなります。通訳が入るときは、固有名詞と略語の読み方、確定した原稿を前もって渡し、映像の音声や途中の差し替えも含めて説明できる状態を作ります。
