株主総会資料を英語にする目的は、海外の株主が議案を理解し、必要な期限までに判断・行動できるようにすることです。招集通知の本文が訳されていても、議決権行使の期限や候補者の情報が別の版のままでは、資料として十分に機能しません。総務、法務、IR、経理の担当者が、資料の範囲と確定日を共有して進めます。
総会の英訳を「資料セット」で設計する
最初に、翻訳する資料を総会前・当日・総会後に分けます。招集通知、株主総会参考書類、事業報告、計算書類等は、それぞれ目的と内容が異なります。議決権の行使方法、会場案内、オンライン配信の案内など、株主が実際に使う情報も漏れなく対象を検討します。
| 時点 | 対象の例 | 重点確認 |
|---|---|---|
| 総会前 | 招集通知、参考書類、議決権行使案内 | 議案番号、候補者、期限、行使方法 |
| 当日 | 説明スライド、進行資料、配信案内 | 議案との対応、発言用の表現、利用条件 |
| 総会後 | 決議結果、関連する公開資料 | 可決・否決、確定した役員名、変更内容 |
英訳を全文とするか抜粋とするか、公開する資料か運営用かも明示します。例えば、英語の説明スライドだけを用意した場合に、議決権行使画面も英語で使えるような案内をしないようにします。株主がたどるリンク先まで含めて確認範囲を決めることが大切です。
電子提供の開始日と招集通知の期限を取り違えない
会社法第325条の3は、電子提供措置をとる旨の定款の定めがある会社について、同条の対象となる場合、総会の日の3週間前の日又は招集通知を発した日のいずれか早い日から電子提供を行うと定めています。一方、同法第325条の4では、この場合の招集通知の期限を2週間前としています。掲載開始日と通知を発する日を一つの締切にまとめないようにします。
電子提供の扱いを含め、会社の区分、定款、議決権の行使方法によって確認事項が変わります。定時株主総会についても、第296条は毎事業年度終了後の一定の時期に招集すると定めており、すべての会社に単純に「決算後3か月以内」と当てはめる説明は適切ではありません。個別の日程は会社の法務担当者等が確定します。
翻訳工程表には、日本語原稿の確定日、英訳初稿、社内照合、電子提供開始、通知発送、議決権行使期限、総会当日を別々に記入します。印刷物がある場合には印刷校了も追加します。英訳の完成日だけを管理していると、株主の検討期間や公開準備に必要な時間を見落とします。
2026年のコードと自社の開示方針を確認する
東証のコーポレートガバナンス・コード2026年7月版では、原則1-2が株主総会での権利行使の環境整備を扱っています。その解釈指針には、機関投資家や海外投資家の比率等を踏まえて招集通知の英訳を進めることが示されています。旧版の補充原則の番号をそのまま説明資料へ転記せず、現行版の位置付けを確認します。
同コードは、有価証券報告書の総会前提出や、株主が議案を検討するための情報提供にも言及しています。翻訳担当者は「招集通知だけが総会用資料」と決め付けず、IR担当者と資料全体の公開予定を合わせます。ただし、コードの考え方を、すべての株式会社に同じ英文作成義務があるという説明へ置き換えないようにします。
議案番号、役職、候補者情報を一つずつ照合する
役員選任議案では、候補者番号、氏名、現在の役職、重要な兼職、選任理由を同じ人物に対応させます。再任と新任、社内と社外、取締役と監査役などの区分を、読みやすさのために省略しないことが基本です。人物紹介の英語表記は、本人又は会社が承認した情報と合わせます。
略歴を翻訳する際は、過去の会社名を現在の名称に勝手に統一せず、当時の所属と現在の所属を区別します。「就任」「退任」「現在に至る」の時系列も確認します。候補者の写真を扱う場合は、写真と番号の対応がページを組み直した後も維持されているか点検します。
定款変更議案では、現行と変更案の対照表で、削除・追加・条番号の変更を追える形にします。報酬関連議案では、金額、対象人数、算定期間、上限や条件を本文と注記の両方から確認します。翻訳者が法的な効果を解釈して説明を追加する場合には、独断で確定せず法務確認に戻します。
議決権行使の案内は、株主の操作順で読む
議決権行使の案内は、いつまでに、どの方法で、どの選択肢を選ぶかが分かる文章にします。日本時間の期限は時刻と時間帯を明確にし、郵送では到着期限なのか発送期限なのかを区別します。インターネットと書面の両方で行使した場合の扱いなど、原文にある条件も落とさず伝えます。
例えば、案内本文の締切が正しくても、ボタン付近の説明やPDFの表紙に旧日付が残ると誤操作につながります。PDF、Webページ、行使システムの表示、案内メールを横断して確認します。実際のシステムの英語対応や利用資格は運営担当者に確かめ、翻訳だけで新しい利用方法を約束しないようにします。
「賛成」「反対」などの選択肢は、原文と画面の対応を確認します。案内の例を作る際も、実在の株主番号、認証情報、個人情報は使いません。操作説明用の画面が必要な場合は、運営側の許可を得た見本で作成し、本番の画面と区別します。
英文様式を参考にし、最終版の組合せを保存する
東証の英文開示様式例には、株主総会招集通知等の記載例や、参考訳である旨の文例があります。あくまで各社の事情に応じて使う参考資料であり、ひな型へ当てはめるだけで自社の要件が満たされるわけではありません。会社が採用する役職名や表記方針とも照合します。
議案の差し替えが発生したら、該当ページだけでなく目次、要約、候補者一覧、当日スライドへ修正が及ぶか確認します。公開前には日本語と英語の版、資料一覧、未解決の照会、承認者をまとめます。総会後の結果資料では、予定段階の文章を残さず、確定した決議内容に基づいて更新してください。
閲覧用PDFを更新する際は、保存済みの旧版からアクセスする株主も想定します。更新日と修正箇所を分かるようにし、どの資料を参照すべきか会社の方針に沿って案内します。翻訳の修正と議案自体の変更は区別して記録します。
