自治体の案内を多言語にするときは、外国語の文章があるかだけでなく、住民が必要な情報へたどり着き、手続きを進められるかを確認することが大切です。観光案内と、転居、子育て、保険、納付などの生活情報では、読者の目的も必要な説明も異なります。
外国人住民を一括りにして、日本語が分からない、英語なら分かると決め付けることもできません。読む言語、会話で使う言語、日本の制度への理解には個人差があります。地域の相談内容や利用状況を手掛かりに、翻訳、やさしい日本語、窓口での説明を組み合わせて考えます。
まず、どの手続のどこで困っているかを調べる
翻訳する文章を選ぶ前に、問い合わせや差し戻しの内容を整理します。必要な書類を探せないのか、対象者に当たるか分からないのか、記入欄の意味が分からないのかでは、改善する箇所が変わります。住民数だけを基準に言語とページ数を決めず、手続の重要性や情報の届きにくさも考慮します。
例えば、申請方法を説明したページがあっても、外国語の入口が観光ページにしかつながらなければ、住民は目的の案内を見つけられません。言語を切り替えたときに同じ手続の説明へ移れるか、該当する翻訳がない場合に相談先へ進めるかを確認します。
出入国在留管理庁の外国人生活支援ポータルでは、在留手続、市区町村の手続、医療、税金などの生活情報を多言語で案内しています。国の基礎的な制度説明を参照しながら、自治体独自の窓口、受付時間、地域の手続を補うと、同じ情報を各部署でばらばらに作ることを減らせます。
日本語の原稿を、行動に必要な情報へ整理する
「所定の書類を添付の上、期限内に提出してください」という表現だけでは、書類の名前、期限の日付、提出方法が分かりません。翻訳前に、制度担当者が次の情報を確定します。
- 誰が対象で、どのような場合に手続が必要か。
- 何を用意し、どこで入手できるか。
- いつまでに、どの窓口・方法で提出するか。
- 費用や支払いがある場合、何をどう支払うか。
- 分からない場合や、通常の方法で対応できない場合の相談先。
説明用の例では、「期限内にご提出願います」よりも「この案内に記載された期限までに、申請書と必要書類を指定の窓口へ提出してください」と行動を明示します。ただし、実際の案内では期限と窓口を具体的に記入します。原稿にない締切や提出方法を、翻訳者が補って決めることはしません。
制度の正式名称は、分かりやすい説明に置き換えるだけで消さず、窓口や書式に書かれた名称と対応させます。読者が印刷物を持参したとき、職員も同じ手続を特定できるようにします。
やさしい日本語と多言語を、読者に合わせて使う
文部科学省の案内は、多言語での翻訳・通訳に加え、やさしい日本語による情報提供の有効性を説明しています。やさしい日本語は、単に漢字へふりがなを付ける方法ではありません。
出入国在留管理庁・文化庁のガイドラインでは、情報を整理して日本人にも分かりやすい文章にし、外国人にも分かりやすい言葉や表記へ調整し、最後に伝わるかを確認する三つの段階を示しています。書き言葉を対象とし、読者の言語背景や日本語能力に応じた調整を想定しています。
「手続きしないといけません」のような二重の否定を避けて、必要な行動を直接示すことも検討できます。ただし、義務、任意、努力義務、対象外などの制度上の意味を、簡単にするために変えてはいけません。日本語版を分かりやすくした後も、制度担当者の確認を通します。
重要な期限や権利に関する案内では、短い多言語の導入と、詳しい説明・相談先を組み合わせる方法もあります。すべてを一枚に詰め込むと読みにくくなるため、最初に必要な行動と、条件ごとの詳細を分けて提示します。
申請フォームは、エラーと完了案内まで翻訳する
ウェブページ本文を翻訳しても、申請画面のボタンや入力エラーが日本語だけなら、途中で操作が止まることがあります。項目名、入力例、必須・任意の区別、日付の形式、確認画面、送信後の案内を一つの流れとして確認します。
W3Cのフォーム作成ガイドは、入力項目の目的を示すラベルを付け、項目と正しく関連付けることを説明しています。エラー通知のガイドでは、どこが誤っていてどう直せばよいか、送信の結果がどうだったかを利用者へ伝えることを扱っています。翻訳対象を画面の見出しだけに限定しないための確認にも役立ちます。
画面で選択した言語が確認メールまで引き継がれるか、添付するPDFに必要な案内があるかも確認します。スマートフォンでリンクや電話番号を選べるか、文字が画像に埋め込まれて拡大しづらくないかなど、実際の利用環境で点検してください。
納付や督促の案内は、金額・期限・相談方法を特に照合する
支払いに関する通知では、請求対象、期間、金額、期限、支払方法を原文と照合します。すでに支払い済みの場合や、期限までの支払いが難しい場合の案内が原文にあれば、その条件も省きません。督促、催告、単なる支払い案内など、文書の性質を確認して訳語を選びます。
読みやすさを優先して、法的効果や不利益の説明を弱めたり、原文にない罰則を付け加えたりしてはいけません。専門用語の短い説明を添える場合も、制度担当者が内容を承認します。個別の住民情報を扱う資料では、翻訳用の見本と実際の通知データを分け、必要な情報だけを共有する運用を検討します。
相談窓口の連絡方法も、実際に対応できる言語や時間と合わせて記載します。外国語で案内した電話番号に連絡しても、その言語では説明を受けられない場合があります。通訳の手配や予約が必要なら、その手順を同じ案内に含めます。
制度改定のたびに、全言語の対応状況を追えるようにする
日本語だけが更新されると、翻訳文の期限や対象者が古いまま残ることがあります。原稿ごとに管理番号、担当部署、日本語の版、各言語の版、確認日、公開先を記録します。紙の配布物、ウェブ、PDF、フォーム、自動返信のどこに同じ説明があるかも一覧にします。
公開前は、対象読者に近い人が案内を読み、必要書類や次の行動を説明できるかを確認します。これは制度の正確性を確かめる担当者の確認とは別の工程です。内容の正確さ、読み取りやすさ、手続の動作をそれぞれ点検することで、多言語の公共案内を実際に使える情報へ近づけられます。
