留学生向けのホームページは、学校の魅力を紹介するだけでは十分に役立ちません。志願者が自分の出願資格を確認し、必要な書類と費用を把握し、期限までに手続きできることが大切です。多言語化する際は、トップページの翻訳から始めるだけでなく、学校選びから出願完了までの流れを一つずつ確認しましょう。
国籍の人数だけで、翻訳する言語を決めない
対象言語を選ぶときは、志願者や在学生の出身国・地域に加えて、問い合わせで使われる言語、説明会の参加者、ウェブの利用状況などを参考にします。国籍と、入試情報を正確に読み取れる言語は必ずしも一致しません。英語で授業を受けたい人が、生活情報は別の言語で確認したいこともあります。
最初からすべての情報を多数の言語へ展開するのが難しい場合は、対象となる課程と、志願者が困る場面を絞ります。「出願できるか判断する」「必要な書類を集める」「期限と送付方法を確認する」など、失敗すると手続きに影響する情報を優先してください。
言語を増やす前に、更新し続けられる体制も決めます。古い募集要項を翻訳したまま掲載するより、対象年度を明示し、最新情報へ確実に案内することが重要です。対応していない言語で問い合わせが来た場合の受付方法も、実際に可能な範囲で案内します。
出願資格・試験・書類を、課程ごとに整理する
JASSOのStudy in Japan公式FAQは、出願書類や入学試験が学校によって大きく異なるため、志望校へ確認するよう案内しています。日本語能力の条件も学校ごとに異なります。学校のサイトでは、一般的な留学案内を転載するだけでなく、その学校・学部・課程・選抜区分の条件を示す必要があります。
募集情報には、対象年度、入学時期、課程名、出願資格、試験、提出書類をまとめます。同じ学部でも国内在住者と海外在住者で手続きが違う場合は、どちらに適用される案内かを明確にしてください。条件が分かれた文章は、翻訳で一つにまとめず、読み手が自分に合う手順を選べる構成にします。
提出書類については、原本・写しの別、翻訳の要否、翻訳言語、発行時期の条件、電子提出と郵送の区別を、学校側で確定します。「英訳を添付」と「所定の証明を付した英訳」では準備が変わります。必要な証明や認証を翻訳担当者が推測で追加せず、正式な募集要項と照合して記載してください。
授業言語と、サイトの表示言語を区別する
英語版の学校サイトがあることと、すべての授業を英語で受けられることは別です。Study in Japanの大学案内は、英語のみで学位を取得できる課程を紹介していますが、その条件を学校全体へ広げて示すことはできません。課程ごとの授業言語と、必要な語学力を明確にしましょう。
「英語対応」という短い表現も、範囲を補う必要があります。授業、入試、出願システム、事務窓口、学生相談のうち、どこで利用できるのかを具体的に書きます。一部の授業だけが英語の場合や、実習には日本語が必要な場合は、志願者が見落としにくい位置に説明してください。
学位名、課程名、教員の所属、研究分野は、大学の正式な英語表記に合わせます。紹介文を読みやすくする編集と、公式名称を変更する判断は分けましょう。過去のパンフレットと名称が違う場合は、どちらが現行かを所管部署に確認します。
費用と期限は、比較・準備できる形にする
Study in Japanの費用案内は、入学金・授業料に加え、試験、教材、実習等の費用が必要になる場合や、金額が学校によって異なることを説明しています。自校のサイトでは、何の費用を含む金額か、いつ支払うのか、どの条件で変わるのかを示します。一般的な平均額を自校の確定費用と混同させないようにしてください。
奨学金の説明では、応募条件、申請時期、選考の有無、支給期間を区別します。「応募できる」ことを「必ず受け取れる」と読める文章にしないことが大切です。免除や返金に関する説明も、承認された規程の範囲で翻訳します。
締切は、日付だけでなく、必要に応じて時刻とタイムゾーン、郵送の場合の必着・消印などの条件を明示します。たとえば架空の電子申請なら「日本時間の何月何日何時まで」と示すと、海外からの提出でも基準を確認できます。募集要項、ウェブの概要、フォーム画面、確認メールで日付が一致しているかを照合してください。
フォームやエラー表示まで、出願の流れを確認する
学校紹介が翻訳されていても、申込画面やエラー表示が読めなければ手続きが止まります。氏名の入力欄、住所、学歴、添付ファイル、確認画面、送信後の通知を通して確認します。名前の表記や住所の構成は国・地域によって異なるため、日本語の項目を単に直訳するだけで必要な情報を集められるかも見てください。
志願者が迷う箇所を探すには、架空のテスト情報で出願の流れをたどる方法があります。実際に送信される公開フォームでは、学校の担当者とテスト方法を決め、実申請として処理されない環境や手順を用意します。未入力、ファイル形式の違い、容量超過などの案内も対象言語で理解できるか確認します。
また、W3Cのページ言語に関する解説は、ページの言語を機械的に判定できるようにすることが、読み上げ等の支援技術に役立つと説明しています。翻訳後は表示だけでなく、ページの言語設定も制作担当者に確認してもらいましょう。言語切替のリンクから同じ内容へ移れるか、キーボードで操作できるかも確認対象にします。
年度更新を、複数言語で同時に管理する
更新の管理表には、ページ名、対象言語、日本語原稿の版、担当部署、翻訳確認日、公開日を記録します。募集要項の変更は、該当するPDFだけでなく、トップページの告知、FAQ、説明会資料などへ反映する必要がないかを見ます。
過年度の情報を残す場合は、対象年度と募集終了を明示して現行の案内へ誘導します。新旧ページが検索結果に並ぶことも想定し、ページを開いた人が年度をすぐ判断できるようにしてください。問い合わせ先の変更や、終了した奨学金の紹介も同時に見直します。
完成前の確認は、入試担当、国際担当、翻訳担当、サイト制作担当で役割を分けます。入学条件と数値、訳文の意味、フォームの動作をそれぞれ確認し、未解決の項目を残さず公開できる状態に整えます。多言語サイトを、留学生が自分で判断し準備を進められる案内にすることが目標です。
