外国人患者の受入れに備えるとき、まず考えたいのは「何語のパンフレットを作るか」だけではありません。受付、問診、診療上の説明、会計、帰宅後の連絡まで、患者と職員の双方が必要な情報を確認できるかが重要です。翻訳する書類を患者の動きに沿って整理すると、優先して準備するものと、個別対応が必要なものが見えてきます。
大きな行事への準備を、日常の受入れ体制につなげる
東京2020大会は、新型コロナウイルス感染症の影響で一年延期され、ほぼ無観客で開催されました。IOCの開催後の記録にも、その経緯が記されています。現在の受入れ計画は、大会前の来訪予測を使うのではなく、自院で実際に対応した患者の言語、診療科、利用時間帯などに基づいて考える必要があります。
外国人という区分だけでは、必要な支援は分かりません。日本で生活している人と短期旅行者では、受診の流れや保険に関する理解、滞在中の連絡方法も異なります。また、国籍から使用言語や読み書きの能力を決めつけず、本人が説明を理解しやすい言語と方法を確認します。
準備の初めに、受付から会計までの流れを書き出し、意思疎通に困った場面を記録してみましょう。問診票が読めても、検査前の注意や支払いの説明が伝わらないことがあります。件数だけで優先順位を決めず、理解の不足が診療や安全に影響する場面も分けて検討してください。
受付・問診・説明・会計で必要な書類を分ける
翻訳対象の一覧は、書類名だけでなく、使用する場面と説明する職員をセットにすると運用しやすくなります。以下は院内で検討するための整理例です。必要な項目は診療内容や患者の状況に合わせて決めます。
| 場面 | 書類・案内の例 | 確認したいこと |
|---|---|---|
| 受付 | 診療申込書、受診の流れ | 氏名の表記、連絡方法、希望言語 |
| 問診 | 症状、既往歴、服薬等の問診票 | 質問と回答欄の対応、自由記載への対応 |
| 診療上の説明 | 検査・治療の説明資料、同意に関する書類 | 個別の説明と質問の機会 |
| 会計・帰宅 | 費用・支払い案内、明細、次回受診案内 | 実際の金額、条件、問い合わせ先 |
この一覧には、原稿の責任者、原文の版、翻訳の確認者、更新日も付けます。複数の診療科が同じ書類を使う場合は、共通部分と診療科ごとに異なる部分を分けておくと、修正の影響を把握できます。紙とウェブで内容が食い違わないよう、配布場所も管理対象にします。
公的な多言語資料は、内容と版を確かめて活用する
厚生労働省の外国人向け多言語説明資料には、診療申込書、問診票、検査等の説明資料、請求書などが掲載されています。日本語を併記し、加工・編集できるWord版などが用意されています。一方、使用は強制されず、各医療機関の責任で使う資料であることも明記されています。
掲載資料は同じ時期に一斉更新されるとは限りません。2026年10月31日時点の一覧にも、言語の追加や個別書式の修正履歴が掲載されています。使いたい資料の言語、ファイル形式、改訂状況を確認し、自院の手順と一致するかを見てください。以前ダウンロードしたファイルを、そのまま最新版と扱わないようにします。
既存の書式を編集する場合は、日本語だけを先に変更して翻訳を置き去りにしないことが大切です。たとえば受付場所や検査前の説明を変えたら、その変更を全言語へ反映し、チェック欄や注記の位置もそろえます。既存の公的資料を利用したという理由だけで、編集後の内容まで確認済みになるわけではありません。
書面の翻訳と、診療中の意思疎通を組み合わせる
翻訳済みの同意書があることと、患者が説明を理解していることは別に確認する必要があります。医療者による個別の説明、質問への対応、患者の理解の確認を支えるために、書面と通訳をどう組み合わせるかを決めます。院内の様式は、実際に説明する医療者が内容を確認してから使用してください。
厚生労働省の医療機関向けマニュアルは、家族・友人・職員による通訳のリスクを整理し、自院に合う通訳体制の検討を求めています。付き添いの人が日本語を話せるからという理由だけで、重要な医療説明をすべて任せる前提にはしないようにします。
電話や映像による通訳を利用する場合も、対象言語、利用時間、機器の接続方法、担当者への連絡手順を事前に確認します。定型文を表示する機器と、患者の質問を含めてやり取りする通訳ではできることが異なります。通信が使えない場合や対応言語がない場合の相談先も、職員が分かる形で整理しておきましょう。
費用と個人情報の説明は、実際の運用に合わせる
厚生労働省の入門ガイドブックは、受付時の情報収集や、早い段階での費用・支払い方法の説明を取り上げています。翻訳原稿を作る際も、利用できる決済方法、概算と確定額の違い、保険会社との精算の有無などを院内で確認してから文章にします。
「海外旅行保険に入っていれば窓口での支払いは不要」と一律には案内できません。保険の契約と医療機関の対応によって手続きが異なるため、適用範囲が確認できていないサービスや精算方法を翻訳側で補わないことが重要です。料金や対応時間も、実際の院内規程と照合してください。
翻訳を外部へ依頼するときは、空欄の書式で確認できる作業に患者情報を含めないようにします。記入済み文書の翻訳が必要な場合は、共有範囲、利用する環境、返却・削除の扱いを院内の個人情報管理のルールに沿って決めます。保険会社などへ渡す書類についても、誰に何を提供するかを確認できる説明が必要です。
公開前に、職員が使う流れで確認する
検収では、訳文の意味と形式の両方を確認します。否定、数値、単位、選択肢、署名欄、日付欄が対応しているかを原文と照合し、文字が小さすぎないか、患者と職員が同じ項目を指せるかも見ます。診療上の内容を確認する人と言語を確認する人の役割を記録し、未確認の事項は使用前に解消してください。
完成した書類は受付・診療・会計の担当者で試しにたどり、探す場所と更新の連絡先を共有します。翻訳の完成を、日々の診療で使える状態までつなげることが、継続的な受入れ準備になります。
