大量の翻訳を進めるとき、最初に必要なのはファイルを一気に投入することではなく、何をどの版で訳すかを整理することです。旧版、重複資料、画像だけのPDFが混ざっていると、翻訳量の見積りも納品確認も不安定になります。件数が多いほど、原稿の棚卸しと管理方法が結果を左右します。
この記事では、複数部署から集まった文書や、改訂を繰り返すマニュアルなどをまとめて翻訳する担当者向けに、取り違えを防ぐ準備と工程を説明します。
ファイル一覧を作り、翻訳する版を確定する
まず原本を保存し、作業用のコピーを用意します。一覧にはファイル名だけでなく、管理番号、所有部署、原文の言語、訳す言語、更新日、版番号、ページ数、用途、優先度、納品形式を記録します。改訂日が新しくても正式承認された版とは限らないため、文書の管理者に確認する欄も設けます。
例えば同じ説明書の「最終」「最終2」「修正済」という三つのファイルがあれば、名前の印象で選ばず、製品番号と承認記録で対象を決めます。旧版は消さずに翻訳対象外と明示し、どの管理番号に置き換わったかを残します。付属の表計算や別紙がある場合は、一つのまとまりとして関連付けます。
作業開始後に届いた追加原稿は、元のフォルダへ無言で上書きせず、追加日と変更範囲を記録して受け付けます。原文を差し替えた担当者と、翻訳側で取り込んだ担当者の確認が取れる状態にすると、未反映のまま納品する事態を防ぎやすくなります。
ページ数と、実際に翻訳する文字を分けて数える
ページ数は全体の大きさをつかむ目安ですが、図面中心の資料と文章中心の資料では作業が違います。編集可能な文字、画像内の文字、表、脚注、図の注記に分けて確認してください。PDFでは文字を選択できるかを試し、スキャン文書なら読み取りと原本照合の工程を見込みます。
OCRで文字が出ても、桁、小数点、マイナス、部品番号、段組みの読む順番が正しいとは限りません。文字認識の結果だけを翻訳元にせず、原本へ戻れるページ番号を残します。図の日本語を置き換える作業が必要なら、画像の編集元も探します。本文翻訳と画像修正は別の作業として依頼範囲を決めます。
同じ文章が繰り返される場合も、まず完全な重複なのか、型番や条件だけ違うのかを分けます。似ている段落を削除すると、対象機種の違いや例外条件を失うことがあります。再利用候補には出現先をひも付け、訳語の変更を関連箇所へ反映できるようにしましょう。
全文翻訳・部分翻訳・要約を用途で選ぶ
すべての資料を同じ精度・同じ体裁で訳す必要があるか、利用部署と話し合います。海外向けに配布する操作説明、社内で選別する参考資料、提出用の書類では、完成条件が異なります。日本翻訳連盟の発注の手引きも、実際に必要な情報を検討して翻訳範囲を絞る考え方を紹介しています。
要約を選ぶ場合は、全文訳と区別して見積りと納品名に示します。「重要部分だけ」という依頼では判断が揺れるため、誰のどの判断に使うのかを伝え、抽出する項目を決めます。契約上の義務、危険への対処、提出先が全訳を求める箇所などは、担当者の判断だけで省略しないようにします。
Google翻訳の文書機能は、上限と環境を確認する
少数の文書で内容の見当を付ける用途なら、文書翻訳機能を試す方法もあります。2026年10月31日に確認したGoogleのパソコン向け公式ヘルプでは、.docx、.pdf、.pptx、.xlsxが対象で、最大10MB、PDFは300ページ以下と案内されています。小さい画面やモバイルでは文書翻訳をサポートしていないとの説明もあります。
これらは当該機能の仕様で、どんな大量案件でも一度に処理できるという意味ではありません。公式案内では、より多い・大きい文書向けにCloud Translation APIが別途紹介されています。Web画面の無料機能と、設定や料金管理を伴う別のサービスを混同しないでください。
実際に使う前に、公開してよい試料で、表、改行、注記、図の文字がどう扱われるかを確認します。機密資料は利用するサービスと契約のデータ取扱条件、社内規程を照合してから投入します。翻訳が出力されたことと、外部配布できる品質になったことは分けて判断します。
分担する前に、代表原稿と用語を固める
人数を増やす前に、難しい図表や専門用語を含む代表原稿を選び、訳し方と納品形式を試します。そこで出た疑問を解消してから、用語集、表記ルール、既存訳の採否を共有します。見出しの語尾、製品名、単位の扱いを最初に合わせると、後工程の全体修正を減らせます。
担当分けはファイル数だけで均等にせず、同一製品や文書シリーズのつながりも考慮します。共通する用語の判断者を置き、照会の回答を全員が見られる形で更新します。途中で訳語を変える場合は、理由、適用日、対象文書を残し、納品済み部分にも影響があるか確認します。
機械翻訳後の修正を組み込むなら、その工程を明示します。ISO 18587:2017の公開概要は、人による機械翻訳結果のフルポストエディットの工程と担当者の力量を対象としています。機械の使用有無だけで品質を判断せず、どこまで原文と照合し、誰が完成を確認するかを合意します。
最後は一覧と納品物を突き合わせる
同名ファイルが複数のフォルダにある場合は、名前だけで同じ内容と判断しません。更新日、版番号、内容の差分を確認し、統合したものと残したものの理由を一覧へ記録します。後から参照元を追えるよう、原本の保存場所も残しましょう。
検収では、対象ファイルが全件そろっているか、言語と版が正しいか、別紙と図の文字が抜けていないかを最初の一覧と照合します。原文の管理番号から対応訳へたどれる名前を付け、編集可能なファイルと閲覧確認用PDFを区別して納品してもらうと、改訂にも使いやすくなります。
文章の確認とは別に、表の切れ、数値・単位、ページ参照、リンク、検索できる文字、表示崩れも確認します。未回答の照会や判読できない箇所は、場所と対応状況を付けて残します。大量の文書では「全部完了」という一言より、完了・確認待ち・対象外が管理番号ごとに分かる一覧が、次の担当者にとって有用です。
