登記簿謄本の英訳では、最初に「何の登記の証明書か」と「どこへ提出するか」を確認します。会社・法人の登記と、土地・建物の登記では、記載事項も必要な訳語も異なります。英訳の形式や証明の要否も、提出先ごとに判断されます。
翻訳を始める前に提出要領を入手し、証明書の種類、発行時期、翻訳者の条件、翻訳証明や認証の要否を整理しましょう。
法人の登記と不動産の登記は別の書類
会社・法人の登記事項証明書
会社や法人に関する登記内容を確認する書類です。商号、本店、目的、役員など、法人の種類や証明書の種類に応じた事項が記載されます。海外の取引先による確認、銀行や法人設立手続きなどで、英訳の提出を求められる場合があります。
土地・建物の登記事項証明書
土地や建物の表示と、所有権などの権利に関する事項を確認する書類です。法人の役員や株式の情報が、不動産登記の項目として載るわけではありません。土地と建物のどちらを対象とするか、複数の物件があるかも確認してください。
原文書の正確な名称を見て、書類の種類に合う英語表題を選びます。「copy of corporate registration」をすべての登記簿謄本の共通訳とするのは適切ではありません。英語表題は提出先が指定している場合、その指定と原文書の内容を照合します。
「登記簿謄本」と「登記事項証明書」の扱い
実務では「登記簿謄本」という通称で依頼されることがありますが、翻訳では手元の証明書に印字された正式名称と内容を確認します。法人の証明書でも、履歴事項、現在事項などの種類が異なれば、含まれる内容は同じではありません。
原文書の取得方法や必要な種類が不明な場合は、提出先と発行機関に確認してください。取得費用と翻訳費用は別です。法務省の商業・法人登記Q&Aなどの案内で最新の手数料や請求方法を確認し、記事に過去の金額が残っていても現在の費用と決めつけないようにしましょう。
英訳が必要になるケースと、先に聞くこと
海外の金融機関、取引先、行政機関などから、法人や資産の情報確認のために英訳を求められる場合があります。すべてのビザ申請や口座開設に必須とは限りません。提出先の書類一覧をもとに、次の項目を確認します。
- 必要なのは法人の証明書か、不動産の証明書か。
- 全部事項か一部事項か、履歴を含む書類か。
- 原本、写し、電子データのどれを提出するか。
- 発行後何か月以内などの条件があるか。
- 英語でよいか、提出国の言語が必要か。
- 翻訳者の資格、署名、連絡先、宣誓などの指定があるか。
担当者へ口頭で聞いた場合も、提出要領や回答を文面で残しておくと、翻訳の発注先と条件を共有しやすくなります。
翻訳証明、公証、アポスティーユは役割が異なる
| 手続き・書類 | 確認する内容 |
|---|---|
| 翻訳証明 | 翻訳者や翻訳会社による証明の形式、署名、必要な記載事項 |
| 公証人による認証等 | どの文書・署名・宣誓を対象とした手続きが必要か |
| 公印確認・アポスティーユ | 提出国と機関が求める外務省の証明の種類と対象書類 |
| 領事認証 | 公印確認後などに提出先国の在日公館で求められる手続き |
外務省の案内では、公印確認やアポスティーユは日本の公文書に対する外務省の証明とされ、提出機関などから求められた場合に申請すると説明されています。ハーグ条約締約国への提出でも、事前に提出先へ確認するよう案内しています。
翻訳会社の証明書を付ければ、すべての国で公証や認証が不要になるわけではありません。また、公的な認証を受ければ訳文の内容や申請の受理が保証される、と扱わないでください。原文書と訳文のどちらに何を付けるか、手順まで確認することが大切です。
英訳で間違えやすい5つの項目
氏名・商号・住所
氏名はパスポート等の指定表記、商号は会社が正式に使用する英語名があるかを確認します。住所は海外向けの並び順にする場合でも、番地、建物名、部屋番号を落とさないようにします。英語の会社名が未登録・未指定なら、翻訳者が勝手に正式名称と断定せず、依頼者と方針を決めます。
日付と和暦
設立日、就任日、変更日、証明書の発行日などを区別します。西暦へ換算するときは、元号と年、月、日を照合してください。日付の表記順も統一し、読み手が月日を取り違えにくい形にします。
抹消・変更・履歴
現在有効な事項と、過去の事項の区別を保ちます。下線、抹消の表示、注記など、意味を持つ原文の記号を無視して通常の文章にまとめると、現状を誤解させるおそれがあります。レイアウトを変える場合も、対応関係が追えるようにしてください。
不動産の表示と権利
地番、家屋番号、地目、面積、構造、持分などを項目ごとに照合します。「所在」と普段使う郵便住所が一致するとは限らないため、依頼者の記憶で置き換えないようにします。権利関係の法的評価は、翻訳と分けて専門家に確認します。
数字・欄外・認証文
金額や面積だけでなく、ページ番号、証明番号、欄外の注意、発行者の記載も翻訳対象か確認します。公印や署名は文字で説明するのか、原文の画像を参照させるのかなど、提出先の条件に合わせて整えます。
自分で翻訳するか、専門家へ依頼するか
自己翻訳が認められるかは、提出先の指定によります。自分で作成してよい場合でも、専門用語、記載漏れ、固有名詞の照合は必要です。第三者による翻訳や一定の資格が求められている場合は、その条件を満たす依頼先を選びます。
専門の翻訳者に依頼する際は、類似書類の経験、対照チェックの範囲、指定形式への対応、修正条件を確認します。受理を保証するといった表現より、具体的に何を確認して納めるかを明らかにしているかが判断の助けになります。
原稿を渡してから納品までの進め方
- 提出要領を読み、必要な証明書の種類と発行時期を確認する。
- 全ページがそろった原文書を用意し、鮮明なデータを作る。
- 氏名・会社名などの指定表記と、必要な証明の条件を依頼先へ渡す。
- 翻訳上の照会に回答し、固有名詞や数字を対照確認する。
- 必要な証明・認証の手順を確認し、最終的な提出用の組み合わせを整える。
認証を受ける順序や原本の扱いが指定されている場合は、その条件を優先します。先に不要な手続きを進めると、やり直しや余計な費用が生じる可能性があります。翻訳、証明、認証、発送のそれぞれに要する日程を分けて、提出期限から逆算しましょう。
読み取れない箇所と翻訳対象外の範囲
印影、薄い文字、欄外注記、折れ目に隠れた数字がある場合は、元の書類を確認します。翻訳者が文脈から推定して記載すると、証明書と内容が食い違うおそれがあります。判読できない箇所は依頼者へ照会し、確認できない場合の表記と提出の可否を提出先へ確認してください。
一部だけの翻訳を求められた場合も、何を省略してよいかを確認します。印や認証文、別紙の省略が許されるとは限りません。原本の写しと訳文をどの順序でまとめるか、電子ファイルか紙か、署名した原本が必要かといった納品条件も明示すると、翻訳後の追加作業を見通しやすくなります。
JOHOへ相談するときに伝えたいこと
書類全ページ、提出国・提出機関、提出要領、指定の氏名・会社名、必要な納期を共有してください。翻訳証明や公証・認証の指定がある場合は、要領の文面もお知らせください。現在の対応可否、費用、手配範囲は事前に確認します。登記事項証明書の翻訳に関する相談はこちら。
