ベトナム人技能実習生を受け入れる際は、会社案内をベトナム語にするだけでなく、本人が働き方や相談先を理解し、現場で説明を受けた内容を確認できる資料が必要です。翻訳の準備は「いつ、誰が、何を説明するか」から始めると、入国前の説明、講習、配属後の教育を整理できます。
本記事は2026年10月31日を基準に、現行の技能実習と、2027年に始まる育成就労を区別して資料づくりを解説します。翻訳文を用意したことだけで、必要な講習や安全衛生教育を実施したことにはなりません。制度上の手続と、本人に内容が伝わるための制作・確認を並行して進めましょう。
2026年10月時点では技能実習と育成就労を区別する
出入国在留管理庁の育成就労制度Q&Aでは、運用開始日は2027年4月1日です。監理支援機関の許可や育成就労計画認定の施行日前申請が2026年に始まっていても、それを外国人の受入れ開始日と混同しないようにします。2026年10月時点の説明資料に「育成就労は既に開始」と記載するのは適切ではありません。
また、施行後も一定の条件で技能実習を継続できる経過措置があります。出入国在留管理庁の経過措置資料を確認し、既存の実習生向け資料を一斉に新制度名へ置き換えないことが大切です。個別の計画や移行条件は監理団体等と確認し、表紙に対象制度、対象者、適用日、確認責任者を記録してください。
資料を四つの用途に分けて翻訳する
一冊の厚いマニュアルに情報を詰め込むより、使う場面ごとに配布物を分ける方法をおすすめします。以下は制作上の整理例であり、法令で定められた書式の一覧ではありません。必要な書類は、採用する受入れ方式と認定計画、最新の外国人技能実習機構の運用要領に照らして確認します。
- 入国前・契約時：業務内容、就業場所、労働条件、費用の説明など、本人が判断するための資料。金額や控除項目は原本の根拠と照合します。
- 講習時：生活上の注意、法的保護、相談窓口など、説明を聞きながら確認する資料。連絡先は配布直前にも有効性を確認します。
- 配属・作業前：承認済みの作業手順、立入範囲、注意事項、異常時の連絡方法など。設備や部署に対応した版を用意します。
- 継続教育：作業変更の説明、振り返り、本人からの質問票。古い資料との差分が分かるようにします。
例えば同じ「停止」でも、通常の停止操作、設備の異常、作業者からの報告では説明の目的が異なります。翻訳者に語だけを渡さず、その記述が使われる状況と、対応する写真・図の番号を渡します。具体的な安全手順を翻訳者が補って作ることは避け、原文の不足は設備管理者や安全担当者へ戻して解消してください。
講習期間を一律に「２か月」と書かない
出入国在留管理庁の入国後講習に関する資料では、講習時間は原則として第１号技能実習の予定時間の６分の１以上とされ、所定の入国前講習を受けた場合には12分の１以上となる取扱いがあります。条件を確認せず、全員が同じ２か月間の座学を受けると説明しないようにします。入国後講習中に実習を行うこともできません。
制作日程は、本人の入国予定日だけを終点にしないことが重要です。講師が説明に使う日、本人に事前配布する日、現場責任者が訳文を確認する日を決め、そこから逆算します。原稿確定が遅れた場合は、重要な資料の優先順位と配布範囲を決め、未確定の説明を暫定訳のまま渡さない運用にしてください。
ベトナム語訳の後に理解を確かめる
厚生労働省の外国人労働者に対する安全衛生教育等の通知は、母国語や視聴覚教材の活用、理解度への配慮、内容を理解したかの確認を示しています。日本語を学んでいる人であっても、初めて扱う設備の専門語を理解できるとは限りません。説明を終えたら、本人が要点や連絡先を自分の言葉で説明できるか、担当者が確認する場を設けます。
用語集には日本語、ベトナム語、設備の正式名、使用箇所を並べます。原稿中の「これ」「そこ」「いつもの方法」といった省略は、写真番号や対象物の名称に直すと確認しやすくなります。字幕の場合は画面上の操作と説明のタイミングも照合し、紙の資料では図中の文字や欄外の注意書きが翻訳対象から漏れていないか確認します。
厚生労働省が公開する外国人労働者向け安全衛生教材にはベトナム語の教材もあります。一般的な説明の参考として活用しつつ、自社の設備、作業、危険源に合うかを安全担当者が判断します。公開教材を配布するだけで、自社固有の教育がすべて済むと考えないようにしましょう。
理解の確認票は、単に「分かりましたか」と尋ねるだけでなく、資料の該当箇所を示して「困ったときは誰へ連絡するか」「この説明が分からないときは何を確認するか」を本人から説明してもらう形にできます。分からなかった点は本人の評価に直結させるのではなく、原稿、訳語、説明方法のどこを直すと伝わるかを記録します。通訳を入れる場合は、その質問票と用語集も事前に共有してください。
資料の管理表には、資料名、対象部署、日本語版番号、ベトナム語版番号、最終確認日、配布先を設けます。例えば作業場所が変わった際には、本文だけでなく、掲示物や動画字幕に古い連絡先が残っていないかを確認できます。制度変更のための改訂と、設備変更のための改訂は理由を分けて残しておくと、説明担当者が何を伝え直すべきか把握しやすくなります。
納品物は訳文・用語集・確認記録をそろえる
翻訳を依頼する際は、編集できる原稿と掲載済みの見本、図や写真の元データをセットにします。個人情報を含む書類は必要な範囲を整理し、共有方法、利用するツール、保管期間、再委託の扱いを依頼先と合意します。秘密保持契約の有無だけで、情報の管理方法がすべて決まるわけではありません。
納品時は、訳文、日越の対照表、用語集、未解決の照会事項、変更履歴を受け取ると、その後の改訂に使えます。制度名、日付、金額、単位、否定表現、電話番号は原本と一つずつ照合します。日本語原稿の変更を追跡できるよう、資料番号と版番号を両言語でそろえてください。
JOHOへ相談する場合も、対象者、受入れ制度、業種、資料の用途、説明日、確認担当者を伝え、翻訳・校正・レイアウト・字幕などの担当範囲を確認してください。対応可能な体制や納期を案件ごとに確定し、最終的には現場の責任者が内容を確認してから配布する流れを組み立てます。
