翻訳費用を抑えたいときは、単価の安さだけを探す前に、依頼する内容を整理すると比較しやすくなります。読まれないページを減らす、原稿を確定してから出す、編集できるファイルを渡すといった準備は、余分な作業を減らすための具体的な方法です。
ただし、何を省いてもよいわけではありません。この記事では、依頼する側が見直せる範囲と、用途上残すべき確認工程を分け、予算の中で必要な訳文を得る考え方を説明します。
「何のために使う訳か」を一文にする
最初に、完成した訳を使って誰が何をするかを書きます。「海外の担当者が製品を選ぶ」「社内で候補資料を絞る」「提出先へ証明書を出す」では、必要な情報も確認方法も違います。単に「安く英訳したい」と伝えるより、利用目的を伝える方が、減らせる作業を相談できます。
社内の下調べ用なら要点の把握が中心になる場合がありますが、外部へ渡す説明では、読み手に伝わる表現と公開内容の確認が必要です。安全に関わる指示や、義務・例外条件を含む文章を、費用を下げるために勝手に短くしないようにしましょう。まず残す情報を決め、その後で削れる範囲を探します。
全文訳が必要なページと、不要なページを分ける
日本翻訳連盟の「翻訳発注の手引き」は、実際に必要な情報を確認してから翻訳に出すことを勧めています。例えば展示会で配る資料なら、国内だけで使う申込案内や社内沿革まで必要か、営業担当者と検討します。翻訳者が勝手に削るのではなく、原稿の所有者が対象範囲を承認することが前提です。
部分翻訳にするなら、「本文3〜8ページ、図2と表1を含む、付録は除く」のように対象を特定します。ページ番号が変わる資料は、見出しや管理番号も併記します。図の見出しだけ訳すのか、軸や注記まで訳すのかで範囲が変わるため、見た目で分かる指示を添えます。
要約と翻訳も区別しましょう。要約は情報を選び直す作業です。全文が必要な用途の代替にはなりません。「結論、判断理由、未確定事項を各一段落でまとめる」など、要約する観点と原文参照の残し方を決め、全文訳とは別の成果物として見積りを依頼します。
原稿の整備で、やり直しの原因を減らす
承認前の原稿を急いで翻訳へ回すと、後から削除や差し替えが発生します。見出し、製品名、数値、図表が確定しているかを確認し、どうしても途中版を出す場合は変更予定を知らせます。確定している章から着手する方法を相談すれば、全体を何度も見直す事態を減らせます。
PDFだけでなく、元のWord、PowerPoint、表計算、図の編集データがあれば共有します。画像内の文字を抽出したり図を作り直したりする費用が生じるか、見積りで確認してください。自社で図の差し替えを担当するなら、翻訳側には図番号と対応訳を納品してもらうなど、分担を明確にできます。
既存の承認訳や用語集も渡します。ただし、古い訳を使えば必ず安くなるとは限りません。現行製品に合わない表現や誤りがあれば点検が必要です。参考として渡す資料と、必ず踏襲する名称を分け、採用可否を担当者が判断できる状態にしましょう。
機械翻訳を使うなら、利用条件と確認範囲を決める
無料の翻訳機能を使って、公開可能な文章の内容を調べる方法はあります。例えばGoogle翻訳の文書機能は対応形式や容量が定められています。一方、機密資料の投入可否は、利用するプランの条件と社内規程を確認する必要があります。無料であることからデータを自由に渡してよいと判断することはできません。
会社に「機械訳を直すだけ」と依頼する場合も、翻訳元と照合する作業がどの程度必要かで工数が変わります。専門用語や省略の多い文章では、自然な表面表現だけ直しても意味のずれが残ることがあります。原文を添え、目的、修正する項目、完成時の確認者を伝えて見積りを取ります。
ISO 18587:2017は、人が機械翻訳結果を全面的にポストエディットする工程と力量を対象にしています。このような工程があるため、機械翻訳を使ったサービスを一律に低品質と決めつけることは適切ではありません。今回の原稿に合うか、期待する完成状態まで確認する契約かを見ます。
提出書類は、部分訳や形式の省略が可能か確認する
公的機関へ出す文書は、安くするために必要な証明や記載事項を落とすと、再作成につながります。提出先の案内を先に入手し、全訳の要否、翻訳者情報、署名、原本との組合せなどを確認しましょう。国名だけで一つの条件に決めることはできません。
具体例として、英国の訪問者向け提出書類案内は、英語・ウェールズ語以外の文書について確認可能な全訳を求め、正確な翻訳である旨、翻訳日、翻訳者の氏名と署名、連絡先を挙げています。これは当該手続の条件です。ほかの申請にも同じ形式を使えると考えず、受付先の最新案内を優先します。
予算案は、削る作業を明示して比較する
例えば、全社向けの共有資料なら「本文の結論と必要な表を訳す案」と「付録まで全文を訳す案」を別に出せます。ただし、抜粋した表だけでは条件や注記が抜けないかを確認します。省いた範囲を一覧にして、利用者が全文訳だと誤解しないようにすることも、範囲を減らす際の作業です。
依頼内容を整理したら、必要な全範囲の案と、対象を絞った案を分けて相談できます。例えば「全12ページの翻訳・組版」と「指定6ページの翻訳のみ、自社で組版」では、完成物が違います。価格差を比較するときは、自社側で増える作業時間や確認担当も含めて判断します。
見積りには、対象数量、原稿の版、翻訳と照合の工程、レイアウト、納品形式、修正回数、原稿変更時の扱いを明記してもらいます。短い納期を希望する場合は、優先箇所の先行納品が可能か相談し、特急料金や分割による追加確認も含めて確認します。値引きの有無や納期は、依頼先の回答を得るまで確定事項にしません。
費用の削減案が決まった後は、対象外にしたページと自社担当の作業を記録しておきます。納品時にはその記録と照合し、単に安く収まったかではなく、予定した用途に必要な情報と確認がそろったかを確かめます。準備により作業範囲を明確にすることが、納品後の追加費用や再依頼を防ぐ助けになります。
