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翻訳マネージャーコラム

海外移住時に必要となる戸籍謄本の英語翻訳

戸籍謄本や戸籍抄本の英語翻訳で重要なこと

私たちは両親のもとに生まれ、その後は各々の人生を歩んでいき、家系は形成されていきます。
こういった人生の歩みや家系は自分自身だけが把握していることではなく、役所にも記録が残るほど重要な物です。
この記録は書類として発行され、様々な場面で使われます。その書類が「戸籍謄本」や「戸籍抄本」です。
そして、戸籍謄本や戸籍抄本は翻訳が必要となる場面もあります。
戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳はどういった時に必要となるのでしょうか。また翻訳を行う際には、どんなことが重要なのでしょうか。

1. 戸籍謄本と戸籍抄本とは?

役所では様々な書類が発行されており、重要な契約の際などに必要となります。書類にはその場所で生活していることを証明する住民票や、税金を納めていることを証明する納税証明書などがあります。
その中でも重要な書類として、戸籍謄本や戸籍抄本が挙げられます。
戸籍謄本や戸籍抄本はその名の通り戸籍が表示された書類です。戸籍は個人の記録であり、名前や生年月日、両親の名前、死亡した日まで含まれます。

では、戸籍謄本と戸籍抄本にはどのような違いがあるのでしょうか?
この2つの書類には大きな違いがあります。戸籍謄本は自分以外の家族の情報も記載されるのに対し、戸籍抄本は一部の人の情報しか記載されません。
戸籍謄本には両親の名前や死亡した日などが含まれるため、両親の戸籍からの除外が必要となる結婚や、死亡の際に必要となります。
パスポートを作る際にも必要となりますが、この場合は本人の情報だけあれば問題ないため、戸籍抄本でも充分です。
このように戸籍謄本や戸籍抄本は非常に重要な場面で使われる書類なのです。

2. 戸籍謄本や戸籍抄本を翻訳する場面とは?

重要な書類である戸籍謄本や戸籍抄本ですが、これらを翻訳する必要が出てくることもあります。
主な場面として挙げられるのが、国際結婚をする場合です。
日本でも結婚をする際には戸籍謄本が必要ですよね。国際結婚の場合も戸籍謄本が求められます。
国際結婚をする場合、戸籍謄本の提出先が海外になることがあります。しかし戸籍謄本自体は日本で発行してもらうので日本語で記載されますが、日本語で記載されている戸籍謄本を海外で提出しても認められないでしょう。
そのため、戸籍謄本の翻訳が必要となるのです。

また、海外に移住をする場合や海外で就職する場合にも戸籍謄本が必要となるため、その際も戸籍謄本を翻訳しなければいけません。
国際化が進む近年、企業の海外進出はもちろん、個人が海外に進出することも多くなっています。海外での生活にあこがれを持ち、それを実現している人もいます。
そして国際結婚もそれほど珍しくはありません。
このように戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳が必要となる人は意外にも多いのなのです。

3. 戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳は自分でもできる?

翻訳は語学力がなければできないことです。さらに本格的な翻訳であれば各分野の専門知識が必要となり、翻訳について学んでいなければ行えません。
そのため翻訳が必要となった場合は、翻訳会社に依頼をするという方法が取られています。

ただし、戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳は自分でも行うことはできます。
文章の翻訳となると、文脈に応じた表現方法や各分野に合わせた単語などを使わなくてはならないため、専門知識が求められます。
ところが、戸籍謄本や戸籍抄本は名前や生年月日、両親の名前などが記載されているだけです。そのため文脈や表現方法などは関係なく、必要事項だけを訳していけばよい、とも思えます。
つまり、日本語の戸籍謄本や戸籍抄本をそのまま外国語に訳することで、翻訳は完成するのです。
また、ネット上では戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳に関するテンプレートが公開されています。それを参考にすることで、より簡単に翻訳ができるようになります。

しかし戸籍謄本、戸籍抄本の翻訳はこれほど簡単だとは言っても、やはり翻訳会社に依頼することをおすすめします。
なぜなら、戸籍謄本や戸籍抄本はとても重要な書類だからです。

4. 翻訳会社で手続きまでしてもらえる

戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳はある程度の語学力があれば自分でもできます。しかし、あまりおすすめできる方法ではありません。
戸籍謄本や戸籍抄本は非常に重要な書類です。もし自分で翻訳を行って翻訳ミスがあったら、その書類は書類として機能しません。
すると戸籍にかかわる手続きができなくなってしまい、後々、支障をきたしてしまう可能性も出てきます。

もうひとつ、翻訳を翻訳会社に依頼する最大のメリットは、手続きを代行してもらえる翻訳会社があるということです。
戸籍謄本や戸籍抄本は『公文書』と呼ばれる書類です。公に認められた書類ということであり、契約などでも使うことができます。
しかし、この公文書を翻訳すると私文書となり、公には認められない書類となってしまいます。つまり、重要な場面では使えなくなってしまうのです。

そこで翻訳したものを公証人役場で認証してもらうことで公文書にし、公の場で使える書類にする必要があります。
ところが、翻訳した書類を公証人役場で認証してもらっただけでは、海外では利用できない場合があります。
この場合は公証人役場での認証に加えて、法務局で認証してもらい、外務省でアポスティーユ認証をしてもらわなければなりません。

この手順を踏むことで、翻訳文も海外でも通用する書類となりますが、個人でここまでの手続きを行うのは、時間も労力もかかる作業でしょう。
そこで、翻訳会社に依頼することのメリットが出てくるのです。
翻訳会社で戸籍謄本や戸籍抄本の翻訳をしてもらえば、誤訳などをなくすことができ、手続きが止まってしまうといった状況は免れることができるでしょう。
また、私文書の翻訳を行っている翻訳会社では、アポスティーユ認証などの手続きまで一括で行ってくれる場合もあります。
結果、翻訳を依頼するだけで、そのまま提出できる状態まで仕上げてくれるのです。

もちろん、翻訳会社に依頼をすれば費用がかかるので、その費用を削減するために自分で翻訳を行うという人もいるかもしれません。
しかし、手続きの複雑さや万が一の誤訳によって生まれるリスクを考えると、やはり戸籍謄本や戸籍抄本などの重要書類の翻訳は、ぜひ翻訳会社にご相談ください。

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