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翻訳マネージャーコラム

株主総会開催において必要となる英語翻訳

株主総会に関する文章の英語翻訳

日本には200万社以上の株式会社があります。株式会社に資金を投資している投資家は、それ以上の数です。ということは、企業の経営にはそこで働く社員や役員だけでなく多くの人が関わっていることになります。
もちろん、経済がグローバル化している現代においては、日本の株式会社に投資している海外の投資家の数もどんどん増えています
そんな株式会社の今後の経営を決定する最高機関が株主総会です。企業の今後にとって非常に重要になる事項は、この最高意思決定機関=株主総会で承認されなければいけません。
時代の変化に迅速に対応するためには、役員の変革も時には大切です。厳しい競争社会を乗り越えていくためには、他社との合併なども起こり得る事態。そのすべてに株主総会が大きく関わってくるのです。
今後は、日本の文化に馴染みのない海外の投資家を招いての株主総会が増えることも予想されます。
そこで公表する書類は、英語をはじめとする他言語に翻訳されていないと、その内容は株主に伝わらないでしょう。
企業が円滑に経営をしていくためには、海外投資家との意思疎通が非常に重要です。そこで今回は株主総会のために準備しなければならない書類の翻訳についてご説明します。

1. 株主とは? 株主総会とは?

株主とはその会社に資金を出資している出資者のこと。経営には直接的には関わっていませんが、資金を出しているので、その会社の所有者のひとりという位置づけになります。
株主には2つの権利が認められています。「自益権」と「共益権」です。
自益権としては、まず「剰余金配当請求権」があげられます。利益が出た場合にその一部の配当を受けるというものです。
共益権には、重要な意志決定の場に参加する権利や経営を監督し、ときには是正する権利が挙げられます。

また、株主にはその所有株に応じた議決権があります。1株所有している状態を1議決権とすると、20株所有している状態は20議決権となり、事項の決定への影響力が持ち株によって変わってきます。
株主がその権利を行使する場が株主総会です。多くの企業の株を所有している場合は代理人を立てたりします。
最近、多くの企業は妨害工作を避けるために、株主本人の参加しかみとめていないケースが見られるようになってきました。株主が1000人以上いる場合は、書面投票制度の採用が強制されており、電子投票制度を用いる企業も増えてきています。

2. 株主総会の種類にはどんなものがある?

企業にとって命運を分けることにもなる重要な株主総会ですが、大きく分けて2つあります。ひとつは「定時株主総会」です。
定時株主総会は、毎決算期に1度開催しなければいけません。決算の承認や、剰余金配当決議、役員の選任決議などが行われ、年度末より3カ月以内に開催しなければならないという決まりがあります。

もうひとつが「臨時株主総会」です。重要な意思決定の際に、不定期で開催されます。
株主総会は最高意思決定機関ですから、会社の今後の戦略、会社の合併や解散についてや、取締役の選任などが決議されます。
経営上の意思決定はあくまでも取締役会に委ねると定款に定められています。この定款を変更するにも株主総会の特別決議が必要です。
剰余金配当や役員報酬、役員の選任や解任については、普通決議で決められても構いません。議決権の過半数の賛同が必要なだけです。
一方、特別決議に関しては、議決権の3分の2の賛同が必要です。さらに重要な決議の場合は特殊決議となります。

3. 株主総会に必要な書類とはどんなもの?

株主総会を開催するうえでは、まず「株主総会招集通知」を作成します。この通知は、株主総会が開催される2週間前までにすべての株主に発送しなければなりません。
非公開企業であれば1週間前までです。ほとんどの企業の株主総会は6月下旬に集中することになりますので、英語の翻訳などが必要になるようであれば、余裕を持って準備しておかないと、直前で慌てることにもなりかねません。
また、株主総会招集通知は株主総会の日時、場所、議案などを記載して発送します。欠席の場合は同封の委任状に必要事項を記入し、押印して返送してもらいます。海外の投資家に向けては、以上の内容を英語に翻訳して発送することになります。

株主総会に必要になってくる書類はそのときの議案にもよりますが、定時株主総会取締役解任を決議するための書面、株式譲渡契約書、株主記載事項証明書、合併契約書など数多くあります。こういった書類も正確に英語に翻訳しておかなくてはいけません。
そこで、ただ英語が得意だという人に翻訳を任せるのは、少々リスクが高いかもしれません。法律や株主総会に精通しているプロの翻訳会社に任せたほうがよい内容ではないでしょうか。

4. 株主総会の進行と英語翻訳

株主総会に出席するのは、株主の他に取締役や監査役です。議事は代表取締役が担当します。また、法務担当者が準備したシナリオに従って進んでいきます。
株主総会参考資料を作成しておかなければなりませんし、取締役会から承認を得ている計算書類……貸借対照表や損益計算書なども公開することになります。
開催後は、議事録と決議通知書を作成がします。決議通知書は、全株主に向けて発送なければなりません。株主総会で使用する資料だけでなく、その後の書類も英語に翻訳していきます。

このように、株主総会の準備、総会後にも英語の翻訳を無数に行わなければならず、非常に大変な作業ですが、そんな時はぜひプロの翻訳会社にご相談ください。
プロの翻訳会社のスタッフがアドバイスをするので、株主総会の開催もしくは進行役が初めてであっても、会場が混乱することなく進行させることが可能です。
株主総会では会社の意図を、しっかりと海外の投資家に伝えることができるよう、万全の準備をしましょう。書類に記載される数値も含めて細かい部分まで目を光らせてください。
翻訳会社では、無料見積りにも対応しているので、ぜひお気軽に翻訳会社までご相談ください。

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