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翻訳マネージャーコラム

海外での公的証明書の効力

公的証明書の英語翻訳

海外での公的証明書の効力

引っ越しして、新しい賃貸住宅と契約を結ぶとき。
誰かと結婚し、家族になるとき。
何か大事な手続きをするときには、たいてい本人確認がとれる公的な証明書の提出を求められます。
本人確認ができる公的証明書には、運転免許書やパスポート、健康保険証、年金手帳、外国人登録証などが挙げられます。海外へ旅行や留学の際に必要になるのは当然のこと、ビジネスで契約を結ぶ際にも提出しなければいけない場合があります。
国際結婚の場合には、また別の公的証明書が必要です。しかも、それらはすべて翻訳されていなければ許可されません。特に、世界で最も使われている言語は英語なので、英語へ翻訳する場合は非常に多いでしょう。
公証とはもともと、権限をもつ公証人や領事の前で「この書類は間違いなく正確である」と宣誓し、サインするものです。日本の場合は公証人がその役割を担っています。
公証人の主な業務は、当事者の嘱託によって契約や遺言などといった「公正証書」を作成したり、外国に向けた文章に「認証」を付すことです。海外ではこの公的証明書の翻訳にも証明書が必要になってくるのです。
今回は、様々な公的証明書とその翻訳についてご説明します。

1. 必要頻度の高い公的証明書の翻訳は何か

翻訳が必要になってくる公的証明書は、いろいろありますが、その中でも頻度の高いものをご紹介しましょう。
まずは戸籍です。様々な場面で必要になってきます。こちらでは婚姻関係の証明、出生や死亡の証明、離婚や家族関係の証明ができます。
家族全員について記載されているものが必要な場合は戸籍謄本、必要となるのが個人の情報だけの場合は戸籍抄本となります。日本で活用する場合にはそれでまったく問題ないのですが、それを海外で使用する場合はその翻訳が必要になります。
その他にも住民票や登記簿謄本、婚姻要件具備証明書や独身証明書などが挙げられます。こちらもすべて、海外で手続きをする場合は翻訳書の添付が必要になってきます。
どの書類が、どんな時に必要になるのかも、翻訳会社へ問い合わせる際に聞いてみてください。翻訳会社は公的証明書の翻訳経験も豊富なので、的確なアドバイスをもらうことができます。

2. 翻訳された書類の添付が必要になる

海外で公的証明書を提出する際には、翻訳された書類の添付が必要になる場合があります。
翻訳証明書がないと、公的証明書の効果がないのです。
この翻訳証明書についても、翻訳会社によく確認してみてください。
日本では馴染みがありませんが、海外には翻訳に関する認定制度が存在します。書類の重要性を考えた場合、独自で翻訳しても、まったく通用しないケースがあるので、注意しましょう。
ただ、添付書類については、提出先の国によって提出の要求条件が変わってきます。
たとえば、翻訳文や翻訳品質を保証する宣誓文が必要な国もあります。この場合、翻訳会社の連絡情報を翻訳会社のレターヘッドにして印刷します。ここに翻訳者や翻訳会社の代表などが署名し、さらに翻訳会社の社判を押し印するのです。
さらに外務省が発行しているアポスティーユという公的証明を添付しなければならない国もあります。

公的書類の翻訳は重要なものであり、そのシステムも書き方も複雑です。
日本には国が定める翻訳の認定制度がありません。かといって、「自分で何とかなる」と翻訳してみても難しいもの。
そんな時は、しっかりとした実績を持ち、経験豊富なスタッフがそろっている翻訳会社に依頼してください。規定通りに翻訳された書類でなければ、手間ばかりかかった、価値のない書類になってしまいます。

3. 国際結婚で必要となる公的証明書は?

日本人と外国の人が国際結婚をするとします。この場合は手続きが大変です。
日本にも届け出が必要ですが、相手方の国にも提出しなければならない書類があります。
たとえば国際結婚をして、夫婦二人とも日本に在住することを考えてみましょう。
まずは相手方の国へ、戸籍謄本を提出します(旧型と新型がありますので注意してください)。パスポートが本人のものだという宣誓書も求められます。
さらに婚姻要件具備証明書も必要です。これらをすべて翻訳し、その翻訳した書類も付けて提出します。日本に住む場合は、相手の公的証明書を提出しなければいけません。
続いて、住む予定の自治体に相手の出生証明書、婚姻証明書を提出することになります。こちらは、日本語に翻訳されたものを提出しなければなりません。
国際結婚の場合は、書類の翻訳→提出→翻訳→提出……が繰り返されることになります。提出された書類に不備があれば、もう一度作り直さなければならず、翻訳経験や公的証明書の知識がなければ、かなり苦労することでしょう。
せっかくの結婚、提出書類の不備で延期……なんてことがあっては残念です。そんな時は、ぜひ経験豊富な翻訳会社にご相談ください。

4. 公的証明書の翻訳のサービスについて

最後に、公的証明書の翻訳費用をご紹介しましょう。
アメリカ領事館の公証所得サービスを利用した場合、費用はおよそ2万円になるそうです。
対して、民間の翻訳会社はどうでしょうか?
翻訳会社に仕事を依頼する場合は、まず見積もりを出してもらいましょう。費用は翻訳会社によって異なります。それ以外のサービスもありますのでよく確認してください。
たとえば、住民票一人分だと、費用が5千円の会社もあれば、4千円のところもあります。戸籍謄本は旧式の書式と新しい書式があり、新書式は横書きです。こちらは一人分で3千円ほど。旧書式は縦書きで、同じ一人分でもこちらは五千円とやや高額になります。

翻訳会社によっては、謄本翻訳・翻訳証明書と郵送がパックで5千円、といったサービスがありますし、急いでいる場合は追加料金で特急仕上げも可能です。
納期に関しては、早ければ入金を済ませて一週間以内に仕上がるでしょう。
翻訳してもらいたい公的証明書についてはPDFとしてデータで送信することもできますし、FAXで受け付けている翻訳会社もあります。
今後の暮らしやビジネスを円滑に進めていくためにも、そのスタートとなる公的書類の提出は慎重に行ってください。プロの翻訳会社は、そんなスタートのお手伝いをいたします。

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