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翻訳マネージャーコラム

メール文面の英語翻訳

メール文面の英語翻訳のポイント

メール文面の英語翻訳

インターネットが普及以降、ビジネス上で英語を使う機会が増えています。
会社の中、プロジェクトチームの中に、と海外の人が仕事の範囲に入ってきて、自身も英語を使わなければならないことも多いでしょう。
その場合、もちろんメールの文面も英語が使われるはずです。しかし英語が全くわからない……。
とはいえ、ビジネス英語のメールはポイントを押さえれば、それほど難しいものではありません。今回はそんなビジネス英語を使ったメールのポイントをご紹介します。

1. 出だし・挨拶は「パーツ」の組み合わせ

英語のメールについて、「そもそも出だしを、どう書けばいいのかわからない」「英語での挨拶の仕方がわからない」という声を聞くことが少なくありません。
そんな時は、日本語と英語のビジネスメール文面の違いを知るところから始めましょう。
両者にはどういった違いがあるのか? この根本ともいえるポイントを押さえるだけで、ビジネス英語のメールへの抵抗感が少なくなります。

まずは、日本語のビジネスメールから。どんな書き出しから始まっているでしょうか。

拝啓 田中様
薫風の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

といった「枕詞」がつくのが、日本語のビジネスメールの一般的な形かと思います。
しかし、英語のメールの場合はいきなり本題から入っていくのが一般的です。また、簡潔に文章が終わるのも特徴のひとつです。
日本人の感覚としては「儀礼文」が入っていない分、冷たい印象や無礼な印象を抱いてしまうかもしれません。
ただ、これはビジネスのシーンにおいて、簡潔に文章をまとめることによって、本題が曖昧にならないようにしているためです。
またメール1件につき、伝えたい内容も1つにするのも大切です。同時にメールのタイトルをつけるときも、要件をまとめてつけることが肝心です。
英語のメールはとにかく簡潔に要点をまとめることが大切なのです。

英語の文章のメールだからといって、「どんな言葉を使わなければならないのだろう?」と臆する必要はありません。難しい言い回しなどを使う必要もないのです。
「自分の伝えるべきことを伝える」と、少しリラックスして翻訳や作成に臨むとよいでしょう。

2. 英語で定型文を覚え、自分なりの定型文を作る

それでも英語の文面を目にすると、慣れていなければ、リラックスするのはそう簡単ではないかもしれません。そんな時は、「定型文」を覚えていきましょう。
「定型文」といっても、難しい単語を並べたり、難しい婉曲表現を使ったりするわけではありません。
いくつかの文節に区切りながら、定型文を作ってみます。

A:挨拶
冒頭の挨拶では「Dear」から書き始めます。「Dear」は「親愛なる」という意味です。平たく言えば「○○様」というくらいの意味に捉えます。
なお、英語では、すでに顔なじみの人には「Hi、John」や「Tom」といったように「Dear」を付けない場合もあります。
B:自己紹介
My name is Tanaka and I work at ABC.
このように自己紹介を入れます。しかし、この自己紹介も何度かやり取りをしている相手の場合、省略することもあります。
ここまでは中学校で習う程度の英語でも十分です。そのうえで本文に入ります。本文の場合も、内容は簡潔に済ませることを心がけてください。
C:結びの言葉
Regards, Best regards, Best.
日本語だと「それではよろしくお願いいたします」といった感じでしょうか。英語だと、より簡潔な印象になりますが、これくらいフランクな表現が使われます。
なお、「Dear」から始まるような、少しかしこまった場面でのメールでは「Sincerely,」で結び終えます。

3. 英語のメールを始める時は、WEB翻訳も使ってみる

「簡単な英語で十分であっても、どうやって英文を作っていけばいいのかわからない」という方は、WEB翻訳を使ってみてもよいでしょう。

たとえば英語では、本文を簡潔に済ませることが前提ですので、まずは以下のような日本語で英文翻訳をかけてみてはいかがでしょうか。

「スミス様
ABCで働いている田中と申します。
先日は新商品発表会にお招きいただきありがとうございました。
私がこのメールを送ったのは、新商品のAについての情報を聞きたいからです。
早速ですが、新商品のAについて、資料をいただけますでしょうか。
返事は夕方5時までにいただけると幸いです。
お返事お待ちしております。
それでは以上よろしくお願いいたします。」

この内容を翻訳サイトで翻訳にかけると以下のような英文ができます

「Mr. Smith
I am Tanaka who is working at ABC.
Thank you for inviting me to the new product presentation the other day.
I sent this mail because I would like to hear information about A of the new product.
As soon as possible, will you have some information on the new product A?
I hope you will reply by 5 o’clock in the evening.
We look forward to your reply.
Thank you so much.」

この中で修正するとすれば、
・時刻をAM/PM表記にすること
・最後の結びをBest regards,に変えること
でしょうか。

「早速ですが」が「As soon as possible」になっている点だけは疑問ですが、全く通じないわけではないと思われます。
ただ、やはりビジネス上で英語を使うのであれば、上記の英文をコピペしてメールを送るわけにはいきません。修正すべき点がいくつかあります。
そこでWEB翻訳は、メール本文の土台をつくるようなイメージで利用するのがよいでしょう。

4. ビジネス英語のメールは長文になればなるほど……

ここまでご紹介してきたように、英語の翻訳を翻訳サイトに頼りすぎるのも、限界があります。機械翻訳の結果を鵜呑みにして、ビジネスメールの文面を翻訳するのは、得策ではないかもしれません。
かといって自身で翻訳するのは難しく、特に長文になればなるほど集中力を要します。
そこでビジネスメールの文面の翻訳は、プロの翻訳会社に依頼することをお勧めします。
ビジネスの文面には、たとえば商標権や著作権といった法律に関する難しい問題を含まれていることもあります。
文章で交渉事を行う時は、専門の翻訳者にお願いすることで、仕事のミスにつながるリスクも軽減することができます。
ビジネスの重要な場面で、英語の文章を使わなければならない時は、ぜひプロの翻訳者にご相談ください。

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