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英語翻訳のコラム

英語公文書の翻訳

公文書の種類

戸籍謄本、住民票、在職証明書、所得税申告書、法人税申告書、ビザの書類、健康診断書など公的な書類全てが公文書です。これらの書類は諸外国のビザ申請時などに提出が求められる場合があります。また海外で挙式もしくは出産、国際結婚などをした場合は、婚姻届け、結婚証明書、出生届、出生証明書などの書類も提出が要求されます。そして留学の際には、在学証明書や卒業証明書等も認証などを受けて公文書として各国の大使館などへの提出が必要です。公文書を留学、仕事、結婚などなんらかの形で海外の公的機関に提出する際は、公文書とそれらの翻訳文の提出が要求されます。

書類の認証

日本で発行された公文書(および私文書)を海外で有効にするために、それらの書類に認証を受ける必要があります。

認証には、以下の4つがあります。

公証(notarization)
公印確認(authentication)
領事認証(consul legalization)
アポスティーユ認証(apostille)

ビザの申請や企業の海外支店を開設するなどの場合、日本で発行された書類を各国の公的機関に提出する際、大抵翻訳の公証が要求されます。英語で “notary”、 “notarial”、 “notarized translation”などと表記されています。国によって、また案件によって条件は全く異なるので、提出書類の要件にこれらの言葉が記載されているか確認しなければいけません。
また海外留学をする人は、留学先の国が成績証明書および卒業証明書の英語訳にアポスティーユ認証を要求しているかどうかも確認しましょう。卒業校(もしくは在学校)が英語でも証明書を発行している場合は、その書類に直接アポスティーユ認証がされますが、もし翻訳会社などに書類の翻訳を依頼した場合は翻訳の公証も求められる場合があります。各国によって規定は違うので確認が必要です。
翻訳された文書は私文書に分類されるので、翻訳文も認証を受ける必要があります。多くの諸外国の公的機関は公正性を保つために第三者によって翻訳された文書に公証を受けることを要求しています。公証は、翻訳者が宣誓書に署名をし、公証役場の公証人が承認することにより得られます。また、翻訳された文章と翻訳証明書も必要な場合があるので、翻訳証明書の発行を行ってくれる翻訳者もしくは会社選びも大切です。

公文書の翻訳の特徴

公文書には専門用語や法令用語が多用されています。たとえ日本語のネイティブスピーカーである私たちにとっても、日本語で書かれた公文書には知らない言葉が羅列していることがあります。公文書の英語翻訳には、日本語と英語の両方の言語において専門用語と法令用語の知識を要します。国によっては公文書の翻訳は認定資格のある翻訳者のみが行える制度になっています。Legal Englishを学び、認定試験などに合格したプロフェッショナルだけが扱える書類とも言えます。Legal Englishとは法律関係の文書で使われる語彙、表現、文章構成などを指し、英語のネイティブスピーカーも特別に勉強します。つまり公文書は専門性の高い高度な英語で書かれています。

公文書の翻訳依頼

前述したように、公文書の翻訳には高い専門知識と英語の知識を要します。公文書の翻訳を勉強し、経験のある翻訳者に依頼しましょう。また、書類の提出先によっては第三者による翻訳文を求められる場合もあるので、翻訳証明書を発行してくれる翻訳者や翻訳会社を見つけるのが安心です。翻訳会社を見つける際にいくつかのポイントがあります。
第一に、提出先の機関が翻訳会社および翻訳者を指定していないかを確認しましょう。国や機関によっては指定されている翻訳者以外の翻訳文は無効扱いします。書類を揃える際は提出先機関のウェブサイトにある要項を注意深く読み、不明点は必ず直接問い合わせましょう。 第二に、認定資格のある翻訳者がいて、なおかつ公文書の翻訳業務において経験が多い会社を選びましょう。公文書の翻訳は正確性が最重要です。経験の多い会社は各書類にも精通しており、より的確により早く対応してくれます。また、翻訳文の書類の提出は各国によって手続等が変わり、書類に不備があれば再提出を求められます。どんな書類が必要なのか、その都度きちんと確認し柔軟に対応する翻訳会社を探すといいでしょう。
最後に、必要な書類などを全てそろえ、翻訳会社と話し合ってから見積もりを決めましょう。後々に他の書類や手続きが必要であるとわかった場合、追加料金や手続き料を取られる可能性があります。翻訳証明書などの発行が可能か否か、また無料か有料か、そして公証の手続きや代行においてどれほどの金額で行うのか、想定できる内容は事前に相談し、値段を確認、交渉しましょう。
公文書は法律が関わる特別な書類です。専門知識と高度な英語能力、そして公文書の経験のある翻訳者が必要です。必要な書類や手続き等を柔軟に対応してくれ、サービスの充実した翻訳会社も多いです。公文書の翻訳に精通し、確実かつ迅速に対応してくれる翻訳会社に依頼しましょう。

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