公文書翻訳依頼時の注意点
海外の公的機関に提出が求められる様々な証明書
近年、海外留学や海外転勤などをする人の数も大幅に伸び、また国際結婚も珍しくない時代へとなりました。留学や転勤などで海外に居住する場合、また外国籍の人と婚姻を結ぶ場合には、国家間において公文書を提出するなどの手続きが必要となります。代表的な公文書の種類を挙げると、戸籍謄本、住民票、在職証明書、所得税申告書、法人税申告書、健康診断書などがあります。これらの書類は諸外国のビザ申請時などに提出が求められる場合があります。また海外で挙式もしくは出産、国内外問わず国際結婚などをした場合は、婚姻届け、結婚証明書、婚姻要件具備証明書、出生届、出生証明書などの書類も要求されます。公文書を留学、仕事、結婚などなんらかの形で海外の公的機関に提出する際は、公文書とそれらの翻訳文の提出が必要です。
ビザ申請
海外転勤などを命じられて海外に居住する場合、多くの国ではビザの申請が義務付けられています。要求される提出書類は各国によって異なりますが、住民票や、所得証明書、健康診断など多岐に渡ります。また、家族がいて一家全員で移住を望む際は、海外勤務する人のみだけでなく、家族全員のビザ申請も必要となります。仕事で海外に移住する以外にも、結婚などで移住し、永住権などのビザを申請するケースも多くなりました。婚姻におけるビザの取得も各国規定が異なりますが、日本からの住民票や婚姻証明書の提出を義務づける国は多いです。永住権の取得となると国が認定する翻訳者にのみ翻訳された書類しか受理しないという国も多いですので、その国の移民局などに確認する必要があります。
書類の認証
日本で発行された公文書（および私文書）を海外で有効にするために、それらの書類に認証を受ける必要があります。
認証には、以下の４つがあります。
・公証（notarization）
・公印確認（authentication）
・領事認証（consul legalization）
・アポスティーユ認証（apostille）
ビザの申請や企業の海外支店を開設するなどの場合、日本で発行された書類を各国の公的機関に提出する際、大抵翻訳の公証が要求されます。英語で “notary”、 “notarial”、 “notarized translation”などと表記されています。各国それぞれの案件により条件は全く異なりますので、提出書類の要件にこれらの言葉が記載されているかどうかを確認しなければいけません。
また海外留学をする人は、留学先の国が成績証明書および卒業証明書の英語訳にアポスティーユ認証を要求しているかどうかも確認しましょう。卒業校（もしくは在学校）が英語でも証明書を発行している場合は、その書類に直接アポスティーユ認証がされますが、もし翻訳会社などに書類の翻訳を依頼した場合は翻訳の公証も求められる場合があります。こちらも各国によって規定は違うので確認が必要です。
翻訳された文書は私文書に分類されるので、翻訳文も認証を受ける必要があります。多くの諸外国の公的機関は公正性を保つために第三者によって翻訳された文書に公証を受けることを要求しています。公証は、翻訳者が宣誓書に署名をし、公証役場の公証人が承認することにより得られます。
翻訳依頼時の注意点
ひとつ目の注意点は、依頼する翻訳会社がきちんと翻訳証明書を発行できるかどうかです。ビザの申請などに必要とされる戸籍謄本などには、公認翻訳者つまりcertified translatorによる認証翻訳が必要であるケースが多く、また翻訳証明の提出を義務づけてある場合がほとんどです。 翻訳証明書の発行ができ、なおかつ同じ書類の分野で実績の多い確かな翻訳者を構えている会社を探しましょう。ホームページで実績のある分野を提示している翻訳会社も多いので、自分の必要な書類と見合った会社か、また、受け付けている公文書に偏りがないかなどを調べましょう。また翻訳証明書とともに、アポスティーユ認証などの手続きも行ってくれる会社はとても心強いです。
ふたつ目の注意点は、法律関係やビザ関係の書類の翻訳において、経験と実績が確かにあるかどうかの確認です。ビザや国際結婚に関する書類は法的手続きをふむものです。法務分野や契約書などの翻訳で経験が豊かな翻訳者が多く在籍する翻訳会社を探しましょう。ホームページで実績数などを明示しているところは比較的信ぴょう性が高いです。ただし、実績数をごまかしている会社も少なくはないので、創立年数なども考慮に入れつつ実績数を確認しましょう。
みっつ目の注意点は、翻訳のスピードと質の良さです。ふたつ目の注意点と被りますが、法務分野で実績を持つ翻訳者は作業にも慣れているため翻訳のスピードも速く、質も確保してくれるでしょう。そして、公文書にふさわしいリーガルイングリッシュも使いこなした洗練された翻訳文を提供してくれるはずです。また、ビザなどの書類提出は非常に複雑で、書類に不備があることも少なくはありません。その書類の不備なども一切見落とさず、クライアントに親身に寄り添ってくれる翻訳会社であることも、会社選びには不可欠な要素です。
最後は、対応言語、見積もり、翻訳にかかる日数などの目安を最初にクライアントに提示している会社も信頼がおけるでしょう。また、不備があった際のアフターケアなども最初にホームページや打ち合わせ時に説明してくれているかどうかも重要なポイントです。
お見積もりは無料です。お気軽に翻訳会社JOHOまでお問い合わせください。
