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翻訳マネージャーコラム

会社設立の際の各種手続き書類と海外進出の際の翻訳の重要性

会社設立の各種手続きと英語翻訳

会社設立の際の各種手続き書類と海外進出の際の翻訳の重要性

近年は急速に国際化が進むなか、海外の企業が日本に会社を構えることは決して珍しくはありません。反対に日本の企業が海外に進出することも多く、日本でおなじみの店舗が海外でも人気を博しているケースも多く見受けられます。
そこで、もし日本企業が新たに海外で会社を設立するとなれば、様々な文書の翻訳も必要になるということです。
会社設立の際に翻訳作業が必要になるのは、どのような場面でしょうか。そして、会社設立の際の翻訳に必要となる知識には、どのようなものがあるのでしょうか。

1. 会社設立に必要な手続きとは?

多くの場合、学校を卒業した学生は会社に入社し、新入社員として仕事を始めます。つまり、会社に雇われている被雇用者の状態です。
日本の就職事情では、この形が一般的だと言われてきましたが、最近では卒業直後、自ら会社を設立するという人も増えてきています。それほど日本人の働き方は多様化してきています。
しかし、会社を設立するのは簡単なことではなく、設立までには様々な手続きを行わなければなりません。
会社設立には、会社名を決めたり資本金を準備したりと、事前に準備すべきことが多くあります。
また、「定款」とよばれるものも作成しなければなりません。この定款には、発起人の名前や住所や会社の所在地はもちろん、その会社で行う事業の目的なども記します。記載に不備があると無効となる箇所もあるため、しっかりと確認して作成しなければなりません。
また、会社を設立するにあたり「登記」も必要となります。登記には代表取締役選定書や取締役就任承諾書、印鑑届出書といった書類が必要です。
そして最後に法務局で登記を行うことで、新しい会社の設立となります。
以上が会社設立までの簡単な流れですが、そこに至るまでは非常に複雑な手続きが求められるのです。

2. 海外進出に欠かせない翻訳作業

日本国内で会社を設立する場合は、上記のように複雑な手順を踏まなくてはなりません。準備する書類も膨大で、非常に骨の折れる作業です。
これが日本企業の海外進出となると、さらに大変です。
今は国際化が進んでおり、人の行き来はもちろん、企業の進出も盛んになってきました。それに伴って、日本のお店が海外でも店舗を構えるということも多くなっています。
そのため、新たに会社を設立する場合も、海外進出を視野に入れることが大切になってきます。
まず海外進出の方法として考えられるのが、最初から海外に会社を設立する方法です。海外に会社を設立する場合、やはり日本とは違う点が多々あります。しかし、登記を行うなど、必要な部分は似ています。ところが1点だけ、大きな違いがあります。それは言語です。
海外で会社を設立するために登記をする以上、その国の言語で書類を作成しなければなりません。
特に、世界で最も使われている言語・英語で書類を作ることが多いため、英語力は必須です。
もちろん提出する書類自体も異なりますので、こういった場合は、翻訳会社に依頼をして必要な書類を作成してもらってください。

次に考えられる方法が、日本で会社を設立した後に海外にも支店を構えるという方法です。この場合も、海外に会社を設立する際と同様の手順を踏まなくてはならず、それに伴って登記に必要な書類も翻訳が必要となります。
また、海外進出は海外に会社を設立するだけが方法ではありません。海外の企業と業務提携を行うという方法もあります。これが最も身近な方法かもしれません。
この場合、海外の企業から登記簿謄本の提出を求められることがあります。このとき、登記簿謄本を日本語のまま提出しても、日本語がわからない相手には内容は伝わりません。ですので、ここでも登記補謄本を翻訳するという手順が必要です。
海外進出が増えている今、会社設立に翻訳作業――特に英語翻訳は欠かせないといえるでしょう。

3. 翻訳だけでなく手続きや注意も必要

このように会社を設立する場合には、関連書類の翻訳が重要になりますが、翻訳を行うとともに他にも求められることがあります。
まず挙げられるのが、翻訳書類に関する手続きです。
上記の例でいうと、海外の企業と業務提携をする際に登記簿謄本を求められた場合。登記簿謄本は政府が発行している書類であるため、「公文書」という扱いになります。公文書には「公印」という印影が写されており、これによって「政府が発行した書類だ」ということが証明されます。そのため、海外でも問題なく使うことができます。
ところが、この登記簿謄本を翻訳した場合、内容は政府が発行した登記簿謄本と同一でも、その書類自体は政府が発行したものではありません。その証拠に公印も写すことができません。結果、翻訳物は私文書となり、海外では使えなくなってしまいます。
では、海外の企業と業務提携をする場合はどうすればよいのでしょうか。

まず、翻訳した登記簿謄本を役場で認証してもらいます。その後、法務局で押印が真実であるかという「公証人押印証明」が付与されます。
さらに、ハーグ条約加盟国に対しては、外務省で「アポスティーユ」という証明が付与されれば、正式な書類として海外でも使うことができます。
また、海外に支社を設立する場合には注意が必要です。海外に支社を設立する場合も定款が必要となりますが、日本の企業が海外に進出するとしても、あくまでも海外の法律に従わなければなりません。つまり、日本に合わせて作成した定款が、海外では合わない可能性もあるのです。
日本と海外の違いを確認しておくことも重要です。

4. 翻訳会社は申請の手続きもサポート

以上のように、会社を設立する場合、特に海外進出をする場合に文書の翻訳は必要不可欠です。
会社設立に関する翻訳においては、法律の知識が必要となるので、翻訳会社に依頼をしたほうが失敗するリスクは下がるでしょう。
また、翻訳会社によっては行政書士や司法書士と提携して、翻訳だけでなく業務提携の際に必要となる書類の認証手続きやアポスティーユの取得を行ってくれる会社もあります。
会社の設立における翻訳作業は、翻訳に関する専門知識以外にも、様々な手続きが必要となるため、こういった幅広いサポートをしてくれる翻訳会社を探すと、安心して会社設立に集中できるのではないでしょうか。

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