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翻訳マネージャーコラム

株主総会の英語翻訳会社の選定方法

株式総会に向けた英語翻訳の必要性

株主総会に向けた英語翻訳の必要性

海外の企業に対して業務提携を持ちかけるとしたら、どんな会社と取引をしたいと思いますか?
きっと何の情報もない会社との取引は避けたいと考える方が多いでしょう
そのため、まず真っ先に業績や事業内容、ひいては財務諸表をはじめとするIR資料などを確認し、その会社の現状を把握しようとするはずです。
当然、海外の企業が自身の会社との提携を考える場合にも、同様のことを確認しようとします。
ですが、自身の会社のホームページにこういった資料が掲載されていなければ、提携の打診すら持ちかけられることはないはずです。
そこで、英語版の自社サイトを持つ企業も少なくありません。今回はそんな金融分野の翻訳についてご説明します。

1. 海外の投資家にとって重要なIR資料

グローバル化が進む昨今、企業間における取引は国内外を問わず、様々な形で展開されています。
特に一部上場しているような株式会社にとっては、海外の投資家の存在も、企業経営における大きなファクターとなっているでしょう。
そんな海外の投資家に対して、最も重要な意味合いを持つ資料が、IR資料です。
IR資料というのは、日本語に訳すと「投資家向け広報資料」。決算や事業に関する企業情報をまとめた資料の総称になります。
個人投資家が増えつつある現代においては、かなり重要性の高い資料であり、自社の経営の妥当性を証明するものとして、各社が企業ホームページ等に掲載しています。
英語を母国語とする海外の投資家に対して情報を開示する場合には、何よりもIR資料に記載された内容が的確に読み取れることが重要になるでしょう。
そのため違和感のある表現や、信憑性を疑うような表現を避けた形での翻訳が必要になります。

ただし、日本人は必要以上に謙虚な表現を使いたがる傾向があるので、IR資料をそのまま英語に翻訳してしまうと読み手に不信感を与えてしまうことも多々あります。
「今期の売り上げの推移を鑑みる限りでは、来期中にはおそらく今以上の成果が挙げられるのではないか」という表現は、回りくどい印象を受けます。
「現在の売り上げよりも何パーセントの向上が見込める」といった、具体的な数値を伝えた方がイメージしやすく、投資をするかどうかの判断材料としては有用でしょう。
どれだけの利益を生み出していたとしても、それが相手に正しく伝わらない限り、新たなビジネスチャンスにはつながりません。
金融・財務・会計などの報告書においては、可能な限り事実だけを記載することが求められます。そこで的確な英語表現とともに、金融分野の専門用語についても正確に翻訳することが必要になるのです。

2. IR資料の翻訳が必要な時とは?

これらIR資料の翻訳が、最も必要性になるのは、どんな時でしょうか?
それはやはり、株主総会の直前です。
株主総会には「定時」と「臨時」の2種類がありますが、3月決算の多い日本企業の場合、定時株主総会は6月に行われることがほとんどです。
そのため直前の4月から5月にかけては、関連文書の英訳が必要になってくるでしょう。
これは実際に総会で使用される資料そのものだけでなく、株式総会招集通知などの関連文書の翻訳も含まれます。
国内で使用されているものと同様に、開催日時や場所、当日の決議事項だけでなく、それまでの事業報告や財務状況を伝える損益計算書などの参考資料の送付も必要になるので、作業工数はかなりのものになるでしょう。
結果、翻訳作業にはかなりのスピード感が求められますが、だからといって精度を落とすわけにもいきません。
企業の決算資料ですから、その資料に誤訳や不明瞭な部分があれば、企業自体の信用に傷をつけてしまいます。
正確性を保ったまま、決められた期日にも間に合わせる「速度」と「精度」の両立が重要になってくるのです。

3. チェック作業は不可欠。でも……

この翻訳作業をこなすためには、限られた時間の中での「的確なチェック」が求められます。
全体の作業をこなした上で、誤訳や数字のミスのチェックはもちろんのこと、文書全体で用語や表現に揺れはないかどうか、過去の資料と用語が統一されているかどうかの確認も必要になるでしょう。
翻訳する資料が多い場合は、複数名で作業を行うことも考えられますが、用語や表現にバラつきがあると、読み手に無用な混乱と不信感を与えます。
そのため、各担当者が作成したすべての文章の表現を照らし合わせ、統一しなければいけません。
これはかなり手間の掛かる翻訳の作業ですが、この成果物によって投資家の判断が左右されることになるのですから、チェック作業も絶対不可欠です。
とはいえ、どれだけ確認に確認を重ねたとしても、自社のみの力で完璧な翻訳資料を用意することは現実的とは言えないでしょう。
ほとんどの企業では、こうしたオフィシャルな書類に関しては、外部の翻訳会社に一任していることが多いのです。

4.翻訳会社とは秘密保持契約を結べる

企業における様々な内部データを翻訳する場合、外部に委託することに抵抗を感じる方もいるかもしれません。
ですが、翻訳会社に依頼する際には、ほとんどの場合「秘密保持契約」を結びます。
これは「第三者に対してその情報を漏洩しないこと」を約束するものであり、翻訳会社との間で締結される場合には、依頼した内容のすべてがこの「秘密情報」として取り扱われます。
翻訳中はもちろんのこと、納品時には元となるデータ一切の削除を求めることもできますから、心配はいりません。
また、日本国内では様々な翻訳会社が運営されていますが、提供しているサービスも会社によって異なります。
翻訳を依頼する際には各社のサービス内容をしっかりと見比べたうえで、最も条件に合った翻訳会社を選定することが重要です。

選定のポイントとしては、「速度」「正確性」の他、企業ごとの得意とする専門分野にも注目してください。
どれほど文章の英訳に慣れていたとしても、業種ごとの特殊な用語についての知識がなければ、ビジネスにおける文書の翻訳は完璧にはこなせません。
自社の業種に精通した翻訳スタッフがいるかどうか、また、金融分野の専門用語についてもカバーできるかどうかを確認しておきましょう。
「速度」、「正確性」、「専門知識」。このうちどれか一つでも欠けていれば、完璧な体制とはいえません。
最適な翻訳会社を選ぶために、その会社の情報も細かくチェックしてみてください。

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